Der große Fuhrparkmanagement-Guide

Fuhrparks sind ein wichtiger Bestandteil der Transport- und Logistikindustrie. Ob es sich um die Auslieferung von Waren oder das Management von Kundenaufträgen handelt, Fuhrparks werden von Großkonzernen ebenso wie von kleinen Unternehmen für den täglichen Betrieb  benötigt. Der gleichzeitige Einsatz mehrerer Pkw, Lieferwagen, Lkw oder Busse bietet ein hohes Maß an Effizienz und ist der Grund, warum Fuhrparks heute so weit verbreitet sind.

Diese allgemeine Etablierung hat direkt zu einem notwendigen Trend geführt, der als Flottenelektrifizierung bekannt ist. Dabei handelt es sich um die zunehmende Umstellung auf Elektrofahrzeuge, um die kollektiven CO2-Emissionen von Fahrzeugflotten zu reduzieren.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen mit einem grünen Fuhrpark arbeitet oder nicht, gibt es einige grundlegende und komplexe Aspekte in der Branche, deren Bewältigung ein präzises Konzept erfordert. Genau an diesem Punkt kommt Fuhrparkmanagement ins Spiel. Der Begriff bezeichnet die Art und Weise, wie ein Unternehmen den Erfolg und die Nachhaltigkeit seines Fuhrparks sicherstellt. In diesem Fuhrparkmanagement-Guide haben wir alle wichtigen Aspekte zusammengestellt.

Was ist Fuhrparkmanagement?

Fuhrparkmanagement umfasst im Wesentlichen alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um den optimalen Betrieb seiner Fahrzeugflotte in der Gegenwart und in der Zukunft zu gewährleisten. Dies ist natürlich eine sehr allgemeine Definition und umfasst in Wirklichkeit ein breites Spektrum an Management-Aktivitäten. Alle Aspekte des Fuhrparkmanagements sind jedoch auf das grundlegende Ziel ausgerichtet, den gesamten Lebenszyklus des Fuhrparks zu managen.

Dazu gehört nicht nur die Instandhaltung jedes einzelnen Fahrzeugs, sondern auch die Messung und Optimierung der Leistung im Einsatz auf der Straße. Dabei wird das  Fuhrparkmanagement nicht immer von einem Team, sondern auch von einem einzelnen Fuhrparkverantwortlichen wahrgenommen. Fuhrparkverantwortliche nehmen somit eine wichtige Rolle ein, die ein breites Aufgabenspektrum sowohl in Bezug auf interne als auch externe Faktoren umfasst.

Warum ist Fuhrparkmanagement wichtig?

Fuhrparkmanagement ist vor allem deshalb wichtig, weil es bei korrekter Umsetzung die betriebliche Effizienz eines Fuhrparks verbessert. Fuhrparkverantwortliche benutzen den Begriff Effizienz, da dieser eine Vielzahl an Faktoren berücksichtigt. 

Wie bereits erwähnt, befassen sich Fuhrparkverantwortliche sowohl mit Problemen innerhalb des Fuhrparks, als auch mit externen Gegebenheiten. Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Aufgaben. Werden diese zielgerichtet ausgeführt, kann die Effizienz des Fuhrparks deutlich optimiert werden. Eine unsachgemäße Umsetzung kann die Effizienz des Fuhrparks jedoch auch massiv gefährden.

Was machen Fuhrparkverantwortliche? 

Fuhrparkverantwortliche sind sowohl für strategische Entscheidungen als auch für den täglichen Betrieb verantwortlich. Dazu gehören:

1. Kraftstoffmanagement

Sieht man einmal von den E-Flotten ab, sind die Kraftstoffkosten einer der größten Kostentreiber in einem Fuhrpark. Sie verursachen über 25% der Ausgaben eines durchschnittlichen Fuhrparks. Der Grund dafür ist einfach: Kraftstoff ist heutzutage einfach teuer.

Natürlich unterliegt dieser auch Marktpreisschwankungen, auf die Fuhrparkverantwortliche keinen Einfluss haben. Dennoch gibt es viele Möglichkeiten, die Kraftstoffkosten eines Fuhrparks zu minimieren, beispielsweise durch eine Verringerung des Kraftstoffverbrauchs. Vorausgesetzt, die Verantwortlichen werden entsprechend beraten.

2. Fahrzeugbeschaffung

Die Beschaffung der Fahrzeuge ist eine der wichtigsten Aufgaben für Fuhrparkverantwortliche. Eine falsche Entscheidung kann bereits zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Die Schwierigkeit bei der Auswahl der richtigen Fahrzeuge wird durch das breite Angebot auf dem Markt und den Einfluss von Steuern, Versicherungsprämien sowie Wiederverkaufswerten auf Leasing- und Finanzierungsentscheidungen deutlich. Fuhrparkverantwortliche spielen bei der Fahrzeugbeschaffung eine wichtige Rolle, insbesondere bei der Budgetvergabe, der Auswahl geeigneter Fahrzeuge und den Verhandlungen mit den Fahrzeugherstellern.

3. Fahrzeuginstandhaltung

Nach der Anschaffung der Fahrzeuge ist es sehr wichtig, diese auch in einem verkehrssicheren Zustand zu halten. Dazu gehört ein detaillierter Instandhaltungsplan für den Fuhrpark. Physischer Verschleiß, Defekte und Komponentenausfälle sind bei Flottenfahrzeugen im Laufe der Zeit unvermeidlich. Fuhrparkverantwortliche müssen daher sicherstellen, dass jedes einzelne Fahrzeug regelmäßig überprüft und entsprechend repariert wird.

4. Fahrzeugortung

Wenn Fuhrparkverantwortliche ihre Fahrzeuge nicht kontinuierlich und genau lokalisieren können, kann dies zu Problemen führen. Ohne Fahrzeugortung in Echtzeit sind Umwege und Verspätungen wahrscheinlicher, was sowohl die Sicherheit der Fahrer, als auch die Effizienz der Flotte beeinträchtigen kann. Schließlich kann eine fehlende Überwachung zu Verzögerungen beim Unfallmanagement und zu einem höheren Kraftstoffverbrauch führen.

Darüber hinaus können Fuhrparkverantwortliche ohne Asset-Tracking keine Updates zu Lieferungen und geschätzten Ankunftszeiten an Kunden übermitteln oder die Routenplanung durch automatische Berichte optimieren. 

Unabhängig von der Größe des Fuhrparks ist die Ortung der Fahrzeuge eine der größten Herausforderungen für Fuhrparkverantwortliche. Aus diesem Grund greifen viele auf GPS-Technologien zurück, um die Sichtbarkeit zu verbessern.

5. Compliance - Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Neben diesen wesentlichen Bereichen des Fuhrparkmanagements, die auch als Best Practices gelten, gibt es eine Reihe von gesetzlichen Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Insbesondere die Straßenverkehrsordnung muss von allen Fuhrparks eingehalten werden.

Dazu gehören regelmäßige Inspektionen und Abfahrtskontrollen, die Verwaltung von Lenk- und Ruhezeiten, die Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit der Fahrzeuge sowie die Überprüfung des Versicherungsschutzes und die Einhaltung der Rechtsvorschriften.

Das Thema Compliance ist insbesondere bei Unfällen von großer Bedeutung, um im Fall von Beschwerden oder Untersuchungen eine genaue Rückverfolgung zu ermöglichen. Wenn Fuhrparkverantwortliche die Einhaltung der Vorschriften in ihrem Fuhrpark nicht sicherstellen, können hohe Bußgelder, Ansprüche Dritter und Rufschädigungen die Folge sein.

Was sind die Vorteile des Fuhrparkmanagements?

Fuhrparkverantwortliche tragen, wie bereits beschrieben, eine große Verantwortung. Hinzu kommt, dass alle Einzelaufgaben gleichzeitig gelöst werden müssen. So wird schnell klar, dass ein ganzheitliches Fuhrparkmanagement keine Option, sondern ein Muss ist. Richtiges Fuhrparkmanagement erkennt man daran, dass es die Verantwortlichen entlastet und gleichzeitig die Branchenanforderungen erfüllt, um einen reibungslosen Fuhrparkbetrieb zu gewährleisten. Fuhrparkmanagement bietet folgende Vorteile: 

• Reduzierung der Gesamtkosten - Eine deutliche Verringerung der Gesamtbetriebskosten eines Fuhrparks ist einer der Hauptvorteile eines guten Fuhrparkmanagements. In erster Linie führen eine effizientere Routenplanung und ein verbessertes Fahrverhalten zu einer Senkung des Kraftstoffverbrauchs und somit der Kraftstoffkosten. Eine günstige Fahrzeugbeschaffung führt ebenfalls zu Einsparungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vermeidet Bußgelder und routinemäßige Wartungen halten den Fuhrpark in einem guten Zustand.

• Fahrsicherheit - Eine weitere entscheidende Aufgabe aller Fuhrparkverantwortlichen ist es, die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten. Ein solides Fuhrparkmanagement unterstützt dabei, indem es die Verkehrstüchtigkeit jedes Fahrzeugs durch regelmäßige Inspektionen überprüft und anstehende Wartungen automatisch einplant. Darüber hinaus unterstützt eine verbindliche Fuhrparkmanagement-Strategie das Fahrverhalten der Fahrer: Gezielte Schulungs- und Förderprogramme reduzieren Risiken und vermitteln das richtige Verhalten bei Unfällen.

• Produktivität - Grundsätzlich kann ein Fuhrpark nicht effizient sein, wenn er nicht produktiv ist. Dabei misst die Flottenproduktivität die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen. In der Regel sollte die erste Ziffer die zweite überwiegen, um Erfolge und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Fuhrparkverantwortliche tun dies in erster Linie, indem sie aus der Analyse von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators (KPI)) konkrete Erkenntnisse ziehen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die entsprechenden Daten erhoben werden.

• Fahrerbindung - Angesichts des akuten Fachkräftemangels in der Branche ist es für Unternehmen heute umso wichtiger, neue Fahrerinnen und Fahrer zu gewinnen und Mitarbeitende zu binden. Ein gut umgesetztes Fuhrparkmanagement erzielt genau dies und schafft eine Vertrauensbasis zwischen Fahrern und Management. Dieses Vertrauen entsteht durch die Erhöhung der Fahrsicherheit, die Verbesserung der Kommunikation und fördert zugleich die Zufriedenheit der Belegschaft.

• Kundenzufriedenheit - Eine logische Folge der Optimierung des internen Fuhrparkmanagements, ist eine höhere Kundenzufriedenheit. Beim Fuhrparkmanagement geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, schließlich ist in der Regel das gesamte Unternehmen auf die Erbringung von Transportleistungen angewiesen. Laufen diese schneller, zuverlässiger und umweltfreundlicher ab, schätzen die Kunden das Angebot des Fuhrparks mehr und pflegen den Kontakt zu den Fuhrparkverantwortlichen. Ein hoher Servicegrad bringt also Vorteile, die über den eigentlichen Flottenbetrieb hinausgehen.

Was ist ein Fuhrparkmanagementsystem?

Ein Fuhrparkmanagementsystem ist im Wesentlichen eine spezialisierte Datenbank, die von Fuhrparkverantwortlichen verwendet wird, um ihre täglichen Aufgaben in Bezug auf  Fahrzeuge und Fahrer zu erfüllen. Die Besonderheit dieser Systeme besteht darin, dass sie über zahlreiche Anwendungen verfügen, mit denen ein breites Spektrum an Informationen und Daten verarbeitet werden kann.

Letzteres ist angesichts der großen Datenmengen, die sowohl kleine als auch große Fuhrparks selbst in einem einzigen Arbeitsschritt erzeugen, besonders notwendig. Fuhrparkverantwortliche müssen daher die gesammelten Daten sichten, ihre Relevanz bestimmen und sie dann effektiv nutzen. Dabei geht es in erster Linie darum zu prüfen, wie leistungsschwächere Bereiche hinsichtlich Effizienz und Produktivität verbessert werden können. Das Ziel ist es, die Gesamtbetriebskosten zu senken und gleichzeitig die CO2-Emissionen zu minimieren.

Ursprünglich war der Prozess der Fuhrparkoptimierung in verschiedene andere administrative Aufgaben integriert. Von Fuhrparkverantwortlichen wurde daher in der Regel erwartet, dass sie diese organisatorischen Aufgaben manuell erledigen. Das Fuhrparkmanagement wurde daher als äußerst zeitaufwendig angesehen.

Neben dieser Sichtweise müssen auch negative externe Faktoren berücksichtigt werden. Beispiele hierfür sind Ausfallzeiten durch Staus, Verkehrsunfälle oder Kraftstoffverschwendung durch unangemessenes Fahrverhalten. All diese Hindernisse für eine effektive Fuhrparkoptimierung können durch moderne Fuhrparkmanagementsysteme überwunden werden.

Wie funktionieren Fuhrparkmanagementsysteme?

Ein Fuhrparkmanagementsystem funktioniert über eine Schnittstelle zwischen mehreren Geräten, die in jedem Fahrzeug der Flotte installiert sind und einer Software mit einem Online-Dashboard.

Die am häufigsten verwendeten Geräte sind On-Board-Diagnosegeräte (OBD). Diese Geräte sammeln und überwachen eine Reihe technischer Informationen, wie etwa die zurückgelegte Strecke, Leerlaufzeiten, Sicherheitsdaten sowie Beschleunigungswerte, Bremsleistung, Reifendruck, Fahrzeugzustand und Kraftstoffverbrauch.

Wichtig ist, dass diese Geräte mit GPS-Empfängern ausgestattet sind, um auch die Position der Fahrzeuge in Echtzeit verfolgen zu können. Diese Daten werden dann in ein verständliches Format umgewandelt und über ein drahtloses Mobilfunk- oder Satellitennetz an die Datenbank übertragen, wo sie gespeichert und für Analysezwecke angezeigt werden.

Fuhrparkmanagementsysteme bieten vor allem Transparenz. Konkret bedeutet dies, wo sich die Fahrzeuge eines Fuhrparks befinden, wie sich die einzelnen Fahrer im Straßenverkehr verhalten und in welchem Zustand sich die Fahrzeuge befinden. So können Fuhrparkverantwortliche gesetzliche Vorschriften einhalten, fällige Wartungen oder Reparaturen erkennen und Risikobewertungen vornehmen. 

Der Hauptvorteil besteht darin, dass die Datenbank bestimmte Reaktionen automatisieren kann, wenn besondere Situationen, wie die oben genannten, erkannt werden. Wenn zum Beispiel ein Fahrzeug gewartet oder repariert werden muss, kann dies entsprechend geplant werden. Ebenso können Fuhrparkverantwortliche automatisch bei risikoreichen Fahrverhalten benachrichtigt werden. Gleiches gilt für Inspektionspläne, Fahrzeugbeschaffung und -einsatz sowie die Erstellung von Berichten, mit denen sowohl rückblickende als auch vorausschauende Erkenntnisse gewonnen werden können.

Was sind die Vorteile von Fuhrparkmanagementsystemen?

Der größte Vorteil der Einführung eines Fuhrparkmanagementsystems ist die Zeitersparnis. Wie bereits beschrieben, ist der Umfang der administrativen Aufgaben, die Fuhrparkverantwortliche zu erfüllen haben, sehr hoch. Durch den Einsatz einer Reihe von Tools, die alltägliche Büroaufgaben automatisieren, gewinnen sie jedoch den nötigen Freiraum, um ihre Zeit in ein reaktionsfähigeres Fuhrparkmanagement zu investieren.

Nicht zu unterschätzen ist auch die geistige Ermüdung, die durch die Überlastung mit administrativen Aufgaben entsteht. Sie ist die Ursache für häufige Fehler, sei es beim  Ausfüllen von Papieren, bei der Kontaktaufnahme mit den Fahrerinnen und Fahrern für Status-Updates oder bei der Dokumentation von Arbeitsprozessen. Die Automatisierung all dieser Aufgaben macht das Fuhrparkmanagement nicht nur einfacher, sondern auch genauer.

Die Entlastung der Fuhrparkverantwortlichen ist daher langfristig gleichbedeutend mit einer Optimierung der Effizienz, Produktivität, Sicherheit und Nachhaltigkeit eines Fuhrparks. Darüber hinaus sind in all diesen Aspekten Kosteneinsparungen verankert. 

Wie Software das Fuhrparkmanagement verbessert

Der Einsatz von Fuhrparkmanagement-Software bietet eine erhebliche Verbesserung des Fuhrparkmanagements. Das große Angebot an Fuhrparkmanagement-Software erschwert jedoch die Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen. Nicht alle Lösungen sind gleich konzipiert.

Um Fahrzeuge erfolgreich zu warten, Betriebskosten zu kontrollieren, die Sicherheit der Fahrerinnen und Fahrer zu gewährleisten und die Produktivität des Fuhrparks zu steigern, ohne von der schieren Menge an Daten erdrückt zu werden, ist eine Software erforderlich. Diese kann den gesamten Prozess rationalisieren, allerdings nur, wenn es sich nicht um eine Einzelanwendung handelt, sondern um eine maßgeschneiderte Fuhrparkmanagement- Lösung.

Die Vorteile von Fuhrparkmanagement-Lösungen

Wir bei MICHELIN Connected Fleet versprechen unseren Kunden, die sich für unsere Fuhrparkmanagement-Lösungen entscheiden, genau auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Mit unserem praxisorientierten Ansatz, bei dem wir ihre individuellen KPIs berücksichtigen, unterstützen wir sie bei der Optimierung ihres Fuhrparkbetriebs. Darüber hinaus nutzen unsere Lösungen modernste Geolokalisierungstechnologien, um neben der Gesamteffizienz des Fuhrparks auch die Sicherheit der Fahrerinnen und Fahrer und der transportierten Güter zu gewährleisten.

Unsere Fuhrparkmanagement-Lösungen sind einfach zu installieren und zu bedienen: Das digitale Dashboard kann in bestehende Systeme integriert werden und bietet die Automatisierung aller Verwaltungsaufgaben, so dass aktuelle Arbeitsabläufe nicht unterbrochen, sondern unterstützt werden. Auf diese Weise werden Kosten- und Zeiteinsparungen für den Fuhrpark nahezu nahtlos realisiert.

Die Vision von MICHELIN Connected Fleet ist es, die Nachhaltigkeit des gesamten Transportsektors zu verbessern, indem wir nachhaltige Fuhrparkmanagement-Praktiken multinational integrieren. Wenn Sie diese Vision teilen und sie gemeinsam mit uns in Ihrem eigenen Fuhrpark umsetzen möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.