Carta tachigrafica: come richiederla, compilarla e utilizzarla

Cos’è la carta tachigrafica? Questa tessera è obbligatoria per tutte le attività che prevedono l’uso di veicoli pesanti (sia per il trasporto di merci che di persone) e viene usata insieme al tachigrafo.

La sua funzione principale è garantire il rispetto delle norme sui tempi di guida e di riposo dei conducenti; tuttavia, può essere usata in molti modi.

I conducenti la usano per registrare cosa succede quando il mezzo è sotto la loro responsabilità. I fleet manager, invece, possono usarla per pianificare e gestire in maniera ottimale le attività della flotta. Infine, le autorità la usano durante le ispezioni per accedere ai dati del tachigrafo.

In questo breve articolo, ti forniremo una panoramica generale di come funziona. Troverai le procedure per richiederla e integrarla nei tuoi sistemi di gestione della flotta. Descriveremo anche le scadenze normative e le procedure di emergenza.

I 4 tipi di carta tachigrafica

Le carte tachigrafiche moderne sono divise in 4 categorie, ognuna con un suo colore e delle funzioni specifiche:

1. Carta tachigrafica del conducente: di colore bianco, registra principalmente i tempi di guida e di riposo, insieme ad altre informazioni come la velocità, la distanza percorsa, gli attraversamenti di frontiera nonché guasti e anomalie;
2. Carta tachigrafica aziendale: di colore giallo, posseduta dal gestore della flotta. Se usata insieme ad un sistema di gestione dei dati del tachigrafo (come il nostro software), permette di vedere, gestire e analizzare i dati relativi a veicoli e conducenti della flotta;
3. Carta tachigrafica dell’officina: questa ha un colore rosso ed è esclusiva dei centri tecnici certificati. Viene usata per configurare e ricalibrare i cronotachigrafi, nonché per le varie operazioni di manutenzione;
4. Carta tachigrafica di controllo: di colore blu, le autorità possono usarla per accedere ai dati registrati dal tachigrafo.

La carta del conducente, come quella dell’azienda e di controllo sono valide 5 anni. La carta dell’officina, invece, scade dopo 1 anno.

Come richiedere la carta tachigrafica

La carta tachigrafica è personale e obbligatoria sia per i gestori della flotta che per i conducenti dei veicoli. Pertanto, entrambe le figure devono preoccuparsi di presentare la richiesta. Questa può essere effettuata presso la sede della Camera di Commercio del proprio territorio in 4 modi:

• di persona;
• tramite posta ordinaria, fornendo documenti di identità, fototessera e la patente nel caso dei conducenti;
• tramite PEC;
• online con il servizio TACI.

Questa ultima opzione prevede la registrazione al servizio Telemaco e l’uso della firma digitale, fra le altre cose. Dal 1 ottobre 2025 le agenzie di pratiche auto e di intermediazione potranno presentare le istanze di richiesta solo tramite questo metodo.

Documenti necessari

Per il primo rilascio o il rinnovo, i conducenti dei veicoli dovranno fornire l’apposito modulo compilato e firmato insieme a: patente di guida, un documento di identità e una foto tessera. In caso siano cittadini extracomunitari, dovranno fornire anche il permesso di soggiorno insieme ad una copia del contratto, l’ultima busta paga, e una dichiarazione del datore di lavoro. Questa dichiarazione deve attestare che il conducente non effettua trasporti internazionali. Se hanno un permesso di soggiorno di lungo periodo, sono esentati dal fornire la copia del contratto e della busta paga.

Per richiedere la carta tachigrafica aziendale, invece, i gestori della flotta devono fornire il modulo insieme ad un documento di identità e ad un’autocertificazione che attesti il possesso di almeno un automezzo.

Dove trovare il modulo e come compilarlo

I moduli per la richiesta possono essere trovati sui siti delle Camere di Commercio della propria Regione.

I conducenti dovranno comunicare le proprie generalità (nome, cognome, codice fiscale) insieme alla residenza, i dati della patente e alla modalità di consegna richiesta. I fleet manager dovranno inserire anche i dati dell’azienda e del suo rappresentante legale. In entrambi i moduli deve essere indicato il tipo di carta richiesta e, ovviamente, apporre data e firma in basso alle pagine 1, 3 e 4.

Quanto costa richiedere la carta del conducente?

In Italia, fare la richiesta costa intorno ai €40,17. Questa somma comprende €37 per i diritti di segreteria e €3,17 per le spese postali.

Se la carta presenta un difetto entro i primi sei mesi, la sostituzione è gratuita. Trascorso questo periodo ma sempre nel primo anno, il costo per una nuova carta è di €20,17.

Tempi di rilascio

Di norma, la procedura richiede all’incirca 30 giorni in caso di primo rilascio, o 15 giorni in caso di rinnovo.

Come si rinnova la carta tachigrafica?

I moduli e i documenti da presentare sono gli stessi richiesti per il primo rilascio. I sistemi informatici di registrazione accettano le domande di rinnovo solo se vengono presentate entro i 30 giorni precedenti la data di scadenza, e generalmente consigliamo di attivarsi con almeno 15 giorni lavorativi di anticipo. È anche importante scaricare i dati della propria carta prima della sua scadenza, poiché non sarà possibile farlo successivamente.

Come utilizzare la carta tachigrafica

Una volta ottenuta la propria carta tachigrafica, il conducente deve inserirla nel tachigrafo del proprio veicolo prima di iniziare il viaggio e rimuoverla quando non avrà più responsabilità sul mezzo. Il sistema registra automaticamente orari, velocità e periodi di riposo. Nel trasporto con equipaggio multiplo, ogni conducente utilizza la propria carta. L'inserimento coincide con l'inizio del turno individuale. La corretta successione delle carte costituisce la traccia documentale del viaggio.

Per quanto riguarda la carta aziendale, invece, una volta ottenuta la propria tessera il gestore della flotta dovrà assicurarsi che i tachigrafi di tutti i nuovi veicoli della flotta abbiano memorizzato i dati di identificazione aziendale corretti. Questo si può fare inserendo la carta aziendale nel tachigrafo digitale e controllando le info che compaiono sul display. 

Cosa fare in caso di furto, smarrimento o danneggiamento?

La richiesta di sostituzione va inoltrata alla Camera di Commercio competente insieme alla denuncia di furto o smarrimento e dalla documentazione che si fornirebbe per un normale rilascio. I tempi di emissione della carta sostitutiva non superano generalmente gli otto giorni lavorativi. Comunque, questo tempo di attesa può avere un forte impatto sulla gestione della flotta. Pertanto, noi di Michelin Connected Fleet suggeriamo di agire il prima possibile.

Normative europee

Il quadro normativo è in continua evoluzione. La norma più importante sulla carta tachigrafica è sicuramente il regolamento UE n.165/2014, che obbliga le aziende ad installare il tachigrafo digitale in tutti i nuovi veicoli.

Dal 2023 in poi sono anche state emanate alcune nuove leggi che riguardano l’utilizzo dei tachigrafi e quindi, indirettamente, anche le carte tachigrafiche. Per esempio, dal dicembre 2024 tutti i veicoli con massa complessiva superiore a 3,5 tonnellate impiegati nel trasporto internazionale hanno dovuto sostituire i propri tachigrafi con i modelli di ultima generazione (con alcune eccezioni rimaste in vigore fino a settembre 2025). Non dimentichiamo poi i veicoli più leggeri: da luglio 2026, anche quelli tra 2,5 e 3,5 tonnellate dovranno installare il modello aggiornato.

Il Regolamento di Esecuzione UE 2023/980 ha semplificato alcune procedure: niente più aggiornamenti software obbligatori per i tachigrafi transitori. In più, ha aperto la strada a omologare nuovi dispositivi e carte, purché conformi al regolamento di esecuzione (UE) 2016/799 nelle sue versioni più recenti. Restare informati è fondamentale per evitare sanzioni.

La gestione della flotta non dovrebbe essere un continuo grattacapo. Noi di Michelin Connected Fleet possiamo aiutarti ad automatizzare molte attività amministrative senza interrompere il tuo flusso di lavoro collaudato, magari anche integrando delle pratiche di gestione sostenibile.

Le nostre soluzioni di fleet management sono estremamente facili da installare e utilizzare e il nostro cruscotto digitale può essere integrato con i sistemi già esistenti, ottenendo risparmi di tempo e denaro per l'intera flotta. Contattaci oggi stesso per maggiori dettagli su come possiamo aiutarti. Per ulteriori approfondimenti, non esitare a consultare il nostro centro risorse!