Le 7 principali sfide affrontate dai Fleet Manager

Gli operatori di flotta, o Fleet Manager, svolgono un ruolo estremamente cruciale nel settore dei trasporti e della logistica. Sono responsabili di ogni singolo veicolo che compone una flotta, oltre alle relative mansioni amministrative, e devono mantenere un livello costantemente elevato di efficienza, produttività e sicurezza in ogni operazione.

Naturalmente, questo livello di complessità può facilmente generare problemi, per non parlare dei fattori contestuali avversi che influenzano il settore, che si sono verificati numerosi negli ultimi anni. E, sebbene ogni flotta sia unica, esiste una serie di ostacoli fondamentali che inevitabilmente si incontrano universalmente.

Per questo motivo abbiamo stilato una lista delle 7 principali sfide che oggi devono affrontare gli operatori di flotta, spiegando anche come superarle per garantire che la flotta funzioni in modo ottimale e con successo.

1. Interruzioni della catena di fornitura

Negli ultimi anni, le interruzioni della catena di approvvigionamento sono diventate un problema persistente per il settore della gestione delle flotte. Queste interruzioni, causate da fattori come conflitti politici, disastri naturali, controversie commerciali e pandemie, hanno creato effetti a catena in numerosi settori. Tra le conseguenze, l'impennata dei prezzi del carburante, l'aumento dei costi dei materiali e la diffusa carenza di risorse essenziali. Sebbene questi problemi possano protrarsi più a lungo del previsto, esistono strategie pratiche per mitigarne l'impatto.

Poiché le tendenze del mercato e la volatilità dei prezzi sono al di fuori del controllo degli operatori di flotta, la chiave sta nell'affrontare le inefficienze in altre aree operative. È possibile ridurre la dipendenza da catene di approvvigionamento sotto pressione migliorando il coordinamento logistico e l'orchestrazione delle consegne. Prevedendo la domanda in modo più accurato e gestendo le scorte in modo efficace, gli operatori di flotta possono ottimizzare le consegne dell'ultimo miglio, mantenendo le operazioni fluide anche in periodi di turbolenza.

Soluzioni come la gestione intelligente dei lavori sono fondamentali per raggiungere questo obiettivo. Gli strumenti di questi sistemi facilitano una migliore comunicazione tra gestori di flotte, autisti e clienti, garantendo consegne puntuali e tempi di consegna stimati affidabili, il tutto riducendo al contempo i colli di bottiglia operativi. Mantenendo tale efficienza, gli operatori di flotta possono affrontare le sfide della supply chain continuando a soddisfare le aspettative dei clienti.

2. Spreco di carburante

Una corretta gestione del carburante è uno degli aspetti fondamentali del ruolo di un Fleet Manager. Questo è facile da comprendere, se si considera che oltre un quarto della spesa complessiva di una flotta è destinato al carburante. Quindi, più carburante si spreca, più denaro si spreca, con un conseguente impatto finanziario negativo per le aziende.

Di conseguenza, se si vuole massimizzare l'utilizzo di questa risorsa fondamentale, ridurre gli sprechi di carburante è la soluzione più diretta ed efficace. Tuttavia, l'ottimizzazione dell'uso del carburante presenta difficoltà intrinseche. In primo luogo, il fatto che il prezzo di mercato del carburante sia in continua fluttuazione. Questo è stato particolarmente vero negli ultimi anni, quando abbiamo assistito a un'impennata dei costi del carburante.

In sostanza, adottare un approccio economicamente vantaggioso alla gestione della flotta è di vitale importanza, ma altrettanto impegnativo senza l'ausilio di una soluzione specifica. Questo nonostante fattori esterni che in genere sfuggono al controllo del gestore della flotta, come i tempi di inattività causati da traffico intenso e condizioni meteorologiche avverse, nonché le accelerazioni eccessive e le deviazioni inefficienti da parte degli autisti.

Oltre a ciò, ci troviamo nel mezzo di una crisi climatica, di cui i trasporti sono il principale responsabile. È quindi fondamentale per le aziende ridurre le emissioni di CO2 delle flotte, in modo che le loro attività quotidiane su strada siano più sostenibili dal punto di vista ambientale. Quest'ultimo aspetto, in particolare, ha portato all'adozione diffusa di flotte composte esclusivamente da veicoli elettrici (EV).

3. Acquisizione del veicolo

È abbastanza evidente che i veicoli siano il cuore di qualsiasi flotta. Tuttavia, questa questione non riguarda solo i veicoli nel loro complesso, ma considera anche il valore prospettico di ogni singolo veicolo, la sua idoneità e il suo utilizzo per la flotta, nonché il contratto di acquisto. Ad esempio, alcuni veicoli hanno costi fiscali e assicurativi esorbitanti , possono essere utilizzati solo da personale specializzato, consumano una quantità di carburante relativamente elevata e si deprezzano rapidamente.

Se questi elementi dell'acquisizione di veicoli vengono trascurati nel processo di selezione, gli operatori di flotta espongono la propria flotta a perdite finanziarie sostanziali sia a breve che a lungo termine. Il punto cruciale è garantire un accordo competitivo che preveda buoni tassi di interesse, garantendo al contempo che ogni acquisto sia effettuato con oculatezza. Naturalmente, questo richiede una riflessione meticolosa, ma il risparmio nell'allocazione del budget e i migliori rendimenti sulle future rivendite dei veicoli sono il risultato più gratificante.

4. Manutenzione del veicolo

Il buon funzionamento di una flotta dipende in larga misura dalle condizioni dei suoi veicoli. Guasti imprevisti o problemi di manutenzione dei veicoli possono interrompere le attività quotidiane, causando costosi ritardi e riparazioni. Per evitare tali interruzioni, è essenziale una manutenzione regolare. Rispettando un programma di manutenzione preventiva, i gestori della flotta possono ridurre al minimo il rischio di costose riparazioni e tempi di fermo imprevisti.

Le moderne soluzioni tecnologiche svolgono un ruolo fondamentale nella manutenzione dei veicoli, fornendo agli operatori di flotta dati in tempo reale sulle prestazioni dei veicoli. Ad esempio, i sistemi di monitoraggio della pressione degli pneumatici (TPMS) offrono informazioni utili sullo stato di salute degli pneumatici, aiutando a individuare gonfiaggi insufficienti o potenziali guasti prima che si verifichino. Questi sistemi aumentano la sicurezza dei veicoli, riducono il consumo di carburante e prolungano la durata degli pneumatici.

Combinando il TPMS con altri strumenti di monitoraggio delle prestazioni, gli operatori di flotta possono intervenire su piccoli problemi prima che si trasformino in problemi più gravi e costosi. Questo approccio predittivo garantisce che le flotte rimangano operative, efficienti e sicure.

5. Salute e sicurezza

La salute e la sicurezza sono aspetti fondamentali in tutti gli ambienti di lavoro; i dipendenti si aspettano di essere protetti e, di conseguenza, di tenere gli altri al sicuro. Questo ideale è fondamentale quando si parla di flotte. In particolare, essere in viaggio implica sempre l'esposizione a rischi potenzialmente gravi, come le collisioni. Dato che gli operatori di flotta sono pienamente responsabili della flotta di cui si prendono cura, ciò significa che sono responsabili di qualsiasi evento negativo che si verifichi su strada. Un ulteriore significato è che la sicurezza dei conducenti è una condizione essenziale per lo svolgimento delle attività.

Le misure preventive consistono nell' assicurarsi che i conducenti mantengano un comportamento corretto su strada , ad esempio evitando frenate troppo brusche o accelerazioni pericolose, e nel garantire che ogni veicolo rispetti gli standard di utilizzo accettabili. Nel caso sfortunato in cui si verifichi un incidente, i gestori della flotta sono tenuti ad adottare le procedure necessarie.

Questi includono la redazione di report che garantiscano il rispetto delle linee guida in materia di salute e sicurezza, nonché di quelle relative all'assicurazione del conducente, in modo che le richieste di risarcimento possano essere gestite tempestivamente. È fondamentale che tutti gli operatori di flotta implementino tale politica e la agiscano al momento opportuno. Le sanzioni in caso di inosservanza sono severe e la complessità di tale politica rende la gestione di questo settore particolarmente complessa.

6. Conformità normativa

La conformità normativa è strettamente correlata alla salute e alla sicurezza di una flotta. Ovvero, il rispetto da parte della flotta delle normative stradali in vigore. Anche questo è un altro aspetto della gestione della flotta che, se non rispettato, porta a effetti negativi. La norma di riferimento principale per la conformità normativa è l'ispezione di routine. Questa si manifesta principalmente nei controlli di idoneità alla circolazione dei veicoli, nella successiva manutenzione, nei controlli degli autisti, nella manutenzione assicurativa e nella conoscenza della normativa vigente in materia di veicoli.

Rispettare le normative in modo adeguato è di per sé un imperativo. Tuttavia, ogni aspetto necessario per il suo raggiungimento deve essere documentato in modo esaustivo dal gestore della flotta. Questo è un presupposto fondamentale per l'efficienza organizzativa, poiché la disponibilità immediata di tali informazioni è particolarmente utile quando è necessario un audit dei veicoli e in caso di indagini su incidenti.

7. Amministrazione e gestione dei dati

Ogni componente della gestione della flotta che abbiamo esaminato finora comporta attività amministrative e la gestione di quantità variabili di dati. La formattazione e l'archiviazione delle informazioni relative alle operazioni della flotta è forse la parte più dispendiosa in termini di tempo, ma anche la più obbligatoria, del ruolo di un responsabile della flotta.

Anche quotidianamente, le flotte generano enormi quantità di dati, sia rilevanti che irrilevanti, il che rende evidente quanto questo possa essere incredibilmente gravoso. Di conseguenza, se l'amministrazione e la gestione dei dati vengono eseguite manualmente, le sviste diventano all'ordine del giorno e questo può compromettere i principi fondamentali di una flotta, compresi i suoi processi finanziari.

A prima vista, queste sfide offrono un'immagine formidabile di ciò che ci si aspetta da un Fleet Manager. Tuttavia, conoscere le principali difficoltà che si incontrano oggi è proprio ciò che ci ha permesso di sviluppare soluzioni che le affrontano efficacemente.

I nostri servizi avanzati di gestione della flotta operano per mitigare in modo completo qualsiasi problema possiate incontrare. Ci impegniamo ad aumentare l'efficienza, la produttività e la sicurezza delle flotte, ovunque nel mondo, al fine di rendere il settore più sostenibile. Se condividete la nostra visione, non esitate a contattarci oggi stesso.