Guida completa alla gestione della flotta

La gestione della flotta è il processo di gestione dei veicoli e dei beni di un'azienda, dall'acquisizione alla dismissione. L'obiettivo è migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e aumentare le prestazioni.

La gestione della flotta può prevedere l'utilizzo di software, sistemi di tracciamento GPS e telematica per fornire informazioni in tempo reale. La gestione della flotta può aiutare le aziende a raggiungere i propri obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) monitorando il consumo di carburante e altri dati diagnostici.

Che cosa è la gestione della flotta?

La gestione della flotta, o Fleet Management, è il modo in cui un'azienda o un'organizzazione mantiene il proprio parco veicoli efficiente e in salute. Naturalmente, si tratta di un'affermazione generale che comprende una serie di attività gestionali. Tuttavia, tutte le aree della gestione della flotta hanno l'obiettivo comune di controllare l'intero ciclo di vita della flotta di veicoli di un'organizzazione.

Ciò non implica solo la manutenzione delle condizioni fisiche di ogni singolo veicolo, ma anche la misurazione e la massimizzazione delle prestazioni di questi veicoli durante la loro operatività su strada. La gestione della flotta non è solitamente gestita da un team, ma da una singola persona, il responsabile della flotta. In quanto tale, il responsabile della flotta ricopre un ruolo centrale che si occupa di una vasta gamma di compiti, sia interni che esterni.

Perché la gestione della flotta è importante?

Innanzitutto, la gestione della flotta è importante perché ha il potenziale di aumentare l'efficienza operativa complessiva di una flotta di veicoli. I Fleet Manager usano il termine efficienza perché riguarda intrinsecamente un'ampia gamma di elementi.

Come accennato, gli operatori di flotta devono gestire efficacemente le problematiche interne alla flotta, oltre a quelle provenienti dall'esterno. Di conseguenza, agli operatori di flotta vengono assegnati diversi compiti, che se svolti in modo inadeguato possono compromettere gravemente l'efficienza di una flotta.

In cosa consiste la gestione della flotta?

1. Gestione del carburante

La gestione del carburante implica la supervisione e l'ottimizzazione di tutti i processi relativi al carburante all'interno della flotta aziendale. Ciò include il monitoraggio dei consumi, l'implementazione di strategie per minimizzarne l'utilizzo e il miglioramento dell'efficienza complessiva. Gli obiettivi principali sono ridurre i costi del carburante, ridurre l'impatto ambientale e migliorare le prestazioni operative garantendo un utilizzo del carburante il più efficace possibile.

2. Acquisizione del veicolo

L'acquisizione di veicoli nella gestione di una flotta aziendale significa trovare e aggiungere i veicoli giusti per soddisfare le esigenze operative di un'azienda. Questo processo include l'identificazione dei requisiti di veicoli attuali e futuri dell'azienda e la selezione delle opzioni più adatte valutando fattori quali l'efficienza del carburante, le implicazioni fiscali, i costi assicurativi, le esigenze dei dipendenti e il valore di rivendita. Una volta individuati i veicoli ideali, questi vengono acquistati tramite acquisto, leasing o noleggio, a seconda di ciò che meglio si allinea al budget e alla strategia a lungo termine dell'azienda.

3. Manutenzione del veicolo

La manutenzione dei veicoli della flotta si riferisce alla pianificazione, programmazione ed esecuzione delle attività di manutenzione per garantire che la flotta rimanga in condizioni ottimali. Ciò include sia la manutenzione ordinaria che la gestione di riparazioni impreviste per ridurre al minimo i tempi di fermo. L'obiettivo principale è mantenere l'affidabilità dei veicoli, prolungarne la durata e garantire che siano sempre sicuri e pronti all'uso.

4. Monitoraggio del veicolo

Il monitoraggio dei veicoli della flotta sfrutta la tecnologia GPS per monitorare in tempo reale la posizione e lo stato dei veicoli aziendali. Questo sistema migliora l'efficienza operativa consentendo una migliore pianificazione dei percorsi, una maggiore responsabilità degli autisti, una riduzione del consumo di carburante e fornendo informazioni utili per la programmazione della manutenzione. Migliora inoltre il servizio clienti garantendo aggiornamenti accurati sulle consegne e tempi di risposta più rapidi.

5. Conformità

La conformità della flotta implica la garanzia che i veicoli e le attività di un'azienda rispettino i requisiti legali, le normative di settore e le migliori pratiche consolidate. Ciò include il rispetto degli standard per le ispezioni dei veicoli, le qualifiche dei conducenti, le licenze e le politiche ambientali. La conformità è fondamentale non solo per evitare sanzioni legali, ma anche per salvaguardare la sicurezza dei conducenti, mantenere la fiducia del pubblico e proteggere la reputazione dell'azienda.

6. Pianificazione logistica

Nell'ambito della gestione della flotta, la logistica si concentra sull'ottimizzazione della movimentazione di merci, servizi o personale per garantire operazioni tempestive ed economiche. Ciò implica la progettazione di percorsi di consegna efficienti, il coordinamento dei programmi, la gestione della capacità di carico e la previsione di potenziali ritardi. Una pianificazione logistica efficace contribuisce a ridurre i costi, migliorare i tempi di consegna e massimizzare la produttività complessiva della flotta, migliorando al contempo la soddisfazione del cliente.

Quali sono i vantaggi della gestione della flotta?

Come illustrato, gli operatori di flotta si assumono una notevole quantità di responsabilità. Se a ciò si aggiunge il fatto che i diversi compiti devono essere svolti contemporaneamente, diventa presto evidente che una gestione coesa della flotta è una necessità, non un'opzione. Una gestione della flotta ben fatta si ottiene quando il suo obiettivo è ridurre il carico di lavoro dei gestori, rispettando al contempo le esigenze del settore per garantire un funzionamento più fluido della flotta. I vantaggi della gestione della flotta possono essere riassunti come segue:

• Riduzione dei costi totali - Una riduzione economica del costo totale di proprietà (TCO) di una flotta è uno dei vantaggi più interessanti di una buona gestione della flotta, e la riduzione dei costi della flotta avviene attraverso molteplici canali. In primo luogo, una pianificazione più efficiente dei percorsi si traduce in un risparmio sui costi del carburante; l'acquisto di veicoli alle tariffe più competitive consente alla flotta di ottenere risparmi economici a lungo termine, garantire la conformità equivale a non incorrere in sanzioni finanziarie e una manutenzione regolare previene il peggioramento dei guasti, ritardandone il deprezzamento.
  
  
• Sicurezza dei conducenti - La sicurezza dei conducenti di una flotta si concentra sulla garanzia del benessere dei conducenti promuovendo pratiche di guida sicure e riducendo al minimo i rischi sulla strada. Ciò implica l'implementazione di programmi di formazione per i conducenti, la certificazione dell'idoneità alla circolazione di ogni veicolo tramite controlli di routine, il monitoraggio del comportamento tramite dash cam e il rispetto delle normative di sicurezza. Dando priorità alla sicurezza dei conducenti, le aziende possono ridurre gli incidenti, abbassare i costi assicurativi e promuovere una cultura di responsabilità e affidabilità all'interno delle operazioni della propria flotta.
  
  
• Produttività - Di norma, una flotta non può essere efficiente se non è produttiva. La produttività della flotta indica una misurazione del rendimento del lavoro dei dipendenti rispetto alle risorse impiegate. In sostanza, il primo valore deve prevalere sul secondo affinché si possano individuare successi e aree di miglioramento. Il modo principale in cui gli operatori di flotta raggiungono questo obiettivo è generare informazioni fruibili dall'analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Tuttavia, ciò è possibile solo raccogliendo dati pertinenti.
  
  
• Fidelizzazione degli autisti - In un contesto di carenza di autisti, assumere nuovi autisti e fidelizzare il personale esistente di una flotta è fondamentale. Una solida gestione della flotta favorisce la fidelizzazione degli autisti grazie al solido rapporto di fiducia instaurato tra manager e autisti. Questa fiducia si sviluppa attraverso la promozione della sicurezza e di una comunicazione chiara, caratteristiche che favoriscono una forza lavoro mobile più felice grazie a migliori condizioni di lavoro.
  
  
• Servizio Clienti - Un miglioramento della qualità del servizio clienti è una conseguenza naturale dell'ottimizzazione delle operazioni interne di una flotta. La gestione della flotta non riguarda solo il risparmio economico. Dopotutto, le flotte generalmente fanno affidamento sulla fornitura di servizi di consegna. Se queste consegne sono più rapide, affidabili e rispettose dell'ambiente, i clienti apprezzeranno i valori di una flotta e manterranno il rapporto con il suo gestore. In questo modo, un Fleet Manager che offre elevati standard di servizio beneficia di vantaggi che vanno oltre la flotta stessa.

Che cos'è un sistema di gestione della flotta?

Un sistema di gestione della flotta è essenzialmente un database tecnologico specializzato che gli operatori di flotta utilizzano per svolgere le loro attività quotidiane relative ai veicoli e ai dipendenti di un'azienda. Ciò che rende questi sistemi così specializzati è la loro ampia gamma di applicazioni, che comportano tutte la gestione di un'ampia gamma di informazioni e dati.

Questo è di fondamentale importanza perché le flotte, sia piccole che grandi, generano una grande quantità di dati, anche durante una sola operazione. Di conseguenza, il gestore della flotta deve analizzare i dati prodotti, determinarne la rilevanza e utilizzarli in modo efficace. Ciò consiste principalmente nell'affrontare il modo in cui alcune aree poco performanti possono essere migliorate in termini di efficienza e produttività. L'obiettivo finale è ridurre i costi operativi complessivi, minimizzando al contempo le emissioni di CO2.

In genere, la necessità vitale di raggiungere tale ottimizzazione della flotta attraverso questi metodi è stata incorporata in varie altre mansioni amministrative. Pertanto, ci si aspettava generalmente che gli operatori di flotta realizzassero manualmente questo livello di organizzazione. Naturalmente, questo ha portato la gestione della flotta a essere classificata come un'attività che richiede molto tempo. Inoltre, ci sono anche fattori esterni negativi da considerare. Ad esempio, i tempi di fermo dovuti a ingorghi stradali, insieme agli incidenti stradali e allo spreco di carburante causato da un cattivo comportamento dei conducenti. Tutti questi ostacoli a una corretta ottimizzazione della flotta sono ciò che i sofisticati sistemi di gestione della flotta possono risolvere.

Come funziona un sistema di gestione della flotta?

Un sistema di gestione della flotta funziona tramite un'interfaccia tra dispositivi installati su ciascun veicolo della flotta, oltre a un software che ospita un cruscotto online.

L'hardware più comune è quello che legge la diagnostica di bordo di un veicolo. Da lì, questi dispositivi raccolgono e monitorano una serie di informazioni tecniche come la distanza percorsa, i tempi di inattività, i parametri di sicurezza e l'utilizzo delle cinture di sicurezza, nonché aspetti relativi alla frequenza di accelerazione, alle prestazioni dei freni, alla pressione degli pneumatici, alle condizioni del veicolo e al consumo di carburante. È importante sottolineare che questi dispositivi sono dotati di ricevitori GPS per consentire anche il tracciamento in tempo reale della posizione del veicolo. Questi dati vengono quindi elaborati in un formato comprensibile prima di essere trasferiti al database tramite una rete cellulare wireless o satellitare, dove vengono memorizzati e presentati a fini analitici. Per una maggiore specificità, i sistemi di gestione flotta monteranno anche delle dashcam sui veicoli per il rilevamento dei pericoli e la prevenzione delle collisioni.

I sistemi di gestione della flotta offrono una maggiore visibilità: dove si trovano attualmente i veicoli, come si comportano i singoli conducenti su strada e le condizioni di ciascun veicolo utilizzato. Con questo livello di monitoraggio, un gestore della flotta può individuare i percorsi più efficienti, quando è necessaria la manutenzione e la riparazione dei veicoli, garantire la conformità normativa e legale ed effettuare valutazioni di incidenti e rischi. A tal fine, i dispositivi di feedback in cabina sono particolarmente utili per la correzione in tempo reale dei comportamenti dei conducenti.

Il punto cruciale è che il database può automatizzare le risposte appropriate quando vengono rilevate situazioni come quelle elencate sopra. Ad esempio, se un veicolo necessita di manutenzione o riparazione, è possibile programmare gli interventi di conseguenza. Allo stesso modo, se un conducente manifesta un comportamento che comporta uno spreco di carburante o è considerato pericoloso, come ad esempio frequenti accelerazioni eccessive e deviazioni eccessive, la comunicazione necessaria viene immediatamente inoltrata. Lo stesso vale per l'assegnazione del tempo alle ispezioni di routine, all'acquisizione e alla gestione dei veicoli e alla creazione di report per informazioni utili sia retrospettive che prospettiche.

Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione della flotta?

Uno dei principali vantaggi offerti dall'implementazione di un sistema di gestione della flotta è il risparmio di tempo. Come è evidente da quanto discusso finora, l'enorme quantità di responsabilità amministrativa che gli operatori di flotta sono tenuti ad assolvere è eccezionalmente impegnativa. Disporre di una serie di strumenti che automatizzano le attività d'ufficio più banali offre agli operatori di flotta una nuova libertà di dedicare il proprio tempo a un approccio più pratico alla gestione reattiva.

Inoltre, non bisogna sottovalutare la stanchezza mentale derivante dal sovraccarico amministrativo. Questo perché è causa frequente di sviste, che si tratti di compilare una grande quantità di documenti, di dover contattare più autisti per aggiornamenti sullo stato o di documentare operazioni dettagliate. Il fatto che tutto ciò possa essere automatizzato significa non solo che la gestione della flotta diventa più snella, ma anche più accurata.

Per questo motivo, ridurre l'onere a carico del gestore della flotta si traduce in miglioramenti in termini di efficienza, produttività, sicurezza – poiché la conformità è una garanzia – e sostenibilità, grazie alla riduzione dei consumi di carburante. Inoltre, la riduzione dei costi è intrinseca a tutti questi aspetti interessati.

Come migliorare la gestione della flotta: tecnologia di gestione della flotta

La gestione della flotta può essere notevolmente migliorata con l'impiego di diverse tecnologie chiave:

• Software di gestione della flotta: centralizza i dati dei veicoli e semplifica attività come la pianificazione della manutenzione, il monitoraggio della conformità, il monitoraggio dei costi e la reportistica. Aiuta i gestori della flotta a gestire le operazioni in modo efficiente e a gestire grandi volumi di dati con facilità.
  
  
• Telematica: integra la diagnostica del veicolo in tempo reale, il monitoraggio del comportamento del conducente e l'analisi delle prestazioni. I dispositivi telematici forniscono informazioni utili per ridurre il consumo di carburante, migliorare la sicurezza del conducente e ottimizzare l'utilizzo del veicolo, rendendoli una componente cruciale della gestione della flotta.
  
  
• Sistemi di tracciamento GPS: monitorano la posizione dei veicoli in tempo reale per migliorare la pianificazione del percorso, aumentare la precisione delle consegne e ridurre i tempi di fermo. Il tracciamento GPS garantisce inoltre una maggiore responsabilità e aiuta a rispondere rapidamente alle sfide operative.

Le soluzioni di gestione della flotta più efficaci combinano tutte le tecnologie sopra menzionate, fornendo dati in tempo reale su ogni aspetto critico, come la posizione del veicolo, le prestazioni e il comportamento del conducente. Questo approccio completo offre una soluzione completa e personalizzata, anziché affidarsi ad applicazioni frammentate e autonome.

I vantaggi delle soluzioni di gestione della flotta

Noi di MICHELIN Connected Fleet promettiamo agli operatori di flotta che implementano le nostre soluzioni e servizi di gestione flotte un'esperienza davvero personalizzata. Adottiamo un approccio pratico quando si tratta di ottimizzare l'efficienza delle flotte, analizzando i KPI specifici della vostra organizzazione. Inoltre, le nostre soluzioni utilizzano tecnologie di geolocalizzazione all'avanguardia per consentirvi di migliorare attivamente l'efficienza complessiva della vostra flotta, nonché dispositivi di feedback immediato in cabina, per garantirvi la massima sicurezza dei vostri autisti e dei beni che trasportano.

Le nostre soluzioni di gestione della flotta sono estremamente facili da installare e utilizzare, e il nostro cruscotto digitale può essere integrato con i sistemi già esistenti, offrendo al contempo l'automazione delle attività amministrative, senza interruzioni del flusso di lavoro. Di fatto, si ottengono risparmi di tempo e denaro per l'intera flotta.

La visione di MICHELIN Connected Fleet è quella di aumentare la longevità del settore dei trasporti nel suo complesso, integrando pratiche di gestione sostenibile della flotta a livello multinazionale. Se condividete questo obiettivo e desiderate realizzarlo ottimizzando l'efficienza della vostra flotta, contattateci oggi stesso per maggiori dettagli su come possiamo aiutarvi. Per ulteriori approfondimenti, non esitate a consultare il nostro centro risorse.