En komplett guide till fleet management

Fleet management är processen att hantera företagets fordon, från anskaffning till avyttring. Målet är att förbättra den operativa effektiviteten, minska kostnaderna och öka prestandan.

Det innefattar ofta programvara, GPS-spårning och telematik som ger realtidsinsikter. Detta kan hjälpa företag att nå sina miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade mål (ESG) genom att spåra bränsleförbrukning och annan diagnostisk data.

Vad är fleet management?

Fleet management handlar om att säkerställa att fordonsflottan fungerar smidigt. Det är ett brett område som omfattar många administrativa uppgifter. Alla delar av arbetet har samma mål: att hantera hela livscykeln för organisationens fordonsflotta.

Det innebär inte bara att du håller varje fordon i gott skick, utan också att du mäter och optimerar fordonens prestanda när de är ute på vägarna. Arbetet sköts vanligtvis inte av ett team, utan hanteras istället av en enda ansvarig person. Rollen är central och omfattar många olika uppgifter, både sådana som rör interna och externa faktorer.

Varför är fleet management viktigt?

Fleet management är viktigt eftersom det ökar den operativa effektiviteten. Ansvariga använder termen effektivitet eftersom den omfattar många faktorer.

Ansvariga behöver effektivt hantera problem som uppstår inom själva fordonsflottan, utöver de som kommer utifrån. Därför finns det ett antal uppgifter som åligger de ansvariga och det är just dessa som direkt hotar effektiviteten om de sköts på ett bristfälligt sätt.

Vad innebär fleet management?

1. Bränslehantering

Bränslehantering innebär att övervaka och optimera bränsleanvändningen inom företagets fordonsflotta. Det innebär att du följer upp bränsleförbrukningen och genomför strategier för att minimera förbrukningen och förbättra den övergripande effektiviteten. De främsta målen är att minska bränslekostnaderna, minska miljöpåverkan och förbättra den operativa prestandan så att bränslet används så effektivt som möjligt.

2. Fordonsanskaffning

Fordonsanskaffning inom fleet management innebär att hitta och införskaffa rätt fordon för att tillgodose företagets operativa behov. Det innebär att kartlägga nuvarande och framtida behov samt att välja lämpliga alternativ genom att utvärdera faktorer som bränsleeffektivitet, skattekonsekvenser, försäkringskostnader, personalens behov och andrahandsvärde. När de optimala fordonen identifieras anskaffas de genom köp, leasing eller hyra, beroende på vad som bäst passar företagets budget och långsiktiga strategi.

3. Fordonsunderhåll

Underhåll av fordonsflottan innebär planering, schemaläggning och genomförande av underhållsåtgärder för att säkerställa att fordonsflottan hålls i optimalt skick. Här ingår både rutinmässigt underhåll och oväntade reparationer för att minimera driftstopp. Det främsta målet är att upprätthålla fordonens driftsäkerhet, förlänga deras livslängd och se till att de alltid är säkra och redo att användas.

4. Fordonsspårning

Fordonsspårning utnyttjar GPS-teknik för att övervaka en fordons position och status i realtid. Systemet ökar effektiviteten genom bättre ruttplanering och ökat ansvar hos förarna och minskad bränsleförbrukning och underlag för underhållsplanering. Det förbättrar även kundservicen genom att säkerställa korrekta leveransuppdateringar och snabbare svarstider.

5. Efterlevnad

Efterlevnad innebär att man säkerställer att företagets fordon och verksamhet följer lagkrav, branschbestämmelser och vedertagen bästa praxis. Det innebär att företaget uppfyller standarder för fordonsbesiktningar, förarkvalifikationer, körkort och miljöpolicyer. Efterlevnad är avgörande inte bara för att undvika rättsliga påföljder utan också för att garantera förarnas säkerhet, upprätthålla allmänhetens förtroende och skydda företagets anseende.

6. Logistikplanering

Logistikplanering inom ramen för fleet management handlar om att optimera transporten av varor, tjänster eller personal för att säkerställa punktlig och kostnadseffektiv verksamhet. Det innefattar att planera effektiva rutter, samordna tidtabeller, hantera lastkapacitet och förutse eventuella förseningar. En effektiv logistikplanering bidrar till att sänka kostnaderna, förbättra leveranstiderna och maximera den totala produktiviteten inom fleet management, samtidigt som kundnöjdheten ökar.

Vilka är fördelarna med fleet management?

Rollen innebär ett stort ansvar. Om man dessutom beaktar att de olika arbetsuppgifterna måste skötas samtidigt blir det snart uppenbart att en samordnad fleet management är en nödvändighet, inte bara ett alternativ.

Fleet management fungerar bäst när arbetsbelastningen minskar, samtidigt som branschens krav uppfylls för att fordonsflottan ska fungera smidigare. Fördelarna med fleet management kan sammanfattas på följande sätt:

• Minskade totalkostnader – Lägre totala ägandekostnader (TCO) för en fordonsflotta är en av de mest attraktiva fördelarna med god fleet management och kostnader kan minskas på flera olika sätt. För det första innebär en mer effektiv ruttplanering att en fordonsflotta sparar bränslekostnader. Att köpa fordon till rätt pris ger långsiktiga besparingar. Att säkerställa efterlevnad innebär att man undviker böter, och regelbundet underhåll förhindrar att fel förvärras samt fördröjer värdeminskningen.
  
  
• Förarsäkerhet – Förarsäkerheten i en fordonsflotta handlar om att säkerställa förarnas välbefinnande genom att främja säkra körvanor och minimera riskerna i trafiken. Det innebär att du genomför utbildningsprogram för förare, säkerställer att varje fordon är trafiksäkert genom regelbundna kontroller, övervakar beteendet med hjälp av bilkameror samt ser till att säkerhetsföreskrifterna följs. Genom att prioritera förarsäkerheten kan företag minska antalet olyckor, sänka försäkringskostnaderna och främja en kultur präglad av ansvar och ansvarstagande.
  
  
• Produktivitet – I regel kan en fordonsflotta inte vara effektiv om den inte är produktiv. Produktivitet mäts genom att jämföra medarbetarnas arbetsresultat med de resurser som förbrukas. I grund och botten måste det förstnämnda överstiga det sistnämnda för att man ska kunna identifiera framgångar och förbättringsområden. Det främsta sättet är att ta fram konkreta insikter från en analys av nyckeltal (KPI:er) för fordonsflottan. Det kräver att du samlar in relevant data.
  
  
• Att behålla förarna – I en tid med förarbrist är det av största vikt att anställa nya förare och behålla de anställda som redan ingår i fordonsflottan. Välfungerande fleet management bidrar till att behålla förarna genom att skapa ett starkt förtroende mellan chefen och förarna. Förtroendet växer genom att du främjar säkerhet och tydlig kommunikation – egenskaper som bidrar till en nöjdare mobil personalstyrka genom förbättrade arbetsförhållanden.
  
  
• Kundservice – Bättre kundservice är en naturlig följd av att du optimerar den interna verksamheten. Fleet management handlar inte bara om att spara pengar. Fordonsflottor är beroende av att leveranser fungerar. Om leveranserna är snabbare, mer tillförlitliga och mer miljövänliga kommer kunderna att uppskatta fordonsflottans värden och upprätthålla sin relation med dess förvaltare. På detta sätt har en förvaltare som uppvisar höga servicestandarder fördelar som sträcker sig bortom själva fordonsflottan.

Vad är ett fleet management-system?

Ett fleet management-system är i grunden en specialiserad teknisk plattform som fordonsansvariga använder för att sköta sina dagliga arbetsuppgifter som rör företagets fordon och deras anställda. Det som gör dessa system så specialiserade är att de har många olika tillämpningar, som alla innebär hantering av ett brett spektrum av information och data.

Detta är viktigt eftersom fordonsflottor genererar stora mängder data, till och med under en enda insats. Därför behöver den ansvariga analysera data, bedöma dess relevans och sedan använda den på ett effektivt sätt. Det handlar främst om att identifiera hur vissa underpresterande områden kan förbättras när det gäller effektivitet och produktivitet. Det slutgiltiga målet är att sänka de totala driftskostnaderna samtidigt som koldioxidutsläppen minskar.

Vanligtvis har det avgörande behovet av att uppnå en sådan optimering av fordonsflottan genom dessa metoder integrerats i de övriga administrativa arbetsuppgifterna. Därför förväntades ansvariga i allmänhet sköta denna typ av organisering manuellt. Det gör fleet management mycket tidskrävande. Dessutom finns det också negativa externa faktorer att ta hänsyn till. Till exempel driftstopp till följd av trafikstockningar, trafikolyckor och bränslespill orsakat av dåligt körbeteende. Alla dessa hinder för en korrekt optimering av fordonsflottan är något som sofistikerade fleet management-system kan lösa.

Hur fungerar ett fleet management-system?

Ett fleet management-system fungerar genom ett gränssnitt mellan enheter som är installerade i varje fordon i fordonsflottan, samt en programvara som innehåller en webbaserad kontrollpanel.

Den vanligaste hårdvaran är den som läser av fordonets inbyggda diagnostiksystem. Därifrån samlar och övervakar dessa enheter en rad tekniska uppgifter, såsom körsträcka, tomgångstid, säkerhetsmått och användning av säkerhetsbälten, samt aspekter som rör accelerationsfrekvens, bromsprestanda, däcktryck, fordonets skick och bränsleförbrukning. Viktigt är att dessa enheter är utrustade med GPS-mottagare för att även möjliggöra spårning av fordonets position i realtid. Dessa data bearbetas sedan till ett begripligt format innan de överförs till databasen via ett trådlöst mobil- eller satellitnätverk, där de lagras och presenteras för analysändamål. För ännu mer detaljerad övervakning kan ett fleet management-system även utrustas med monterade dashcams för farodetektering och kollisionsförebyggande.

Fleet management-systemet ger bättre överblick över var fordonen i fordonsflottan befinner sig just nu, hur förarna kör och vilket skick fordonen är i. Med denna nivå av övervakning kan en vagnparksansvarig identifiera de mest effektiva rutterna, avgöra när underhåll och reparationer behövs, säkerställa att lagar och regler följs samt genomföra olycks- och riskbedömningar. När det gäller den sistnämnda punkten är återkopplingsenheter i förarhytten särskilt användbara för att korrigera förarens körning i realtid.

Kärnan är att systemet kan automatisera lämpliga åtgärder när situationer, som de som nämns ovan, upptäcks. Om ett fordon till exempel behöver underhåll eller reparation kan detta planeras in därefter. På samma sätt skickas nödvändiga meddelanden omedelbart ut om en förare uppvisar ett beteende som antingen slösar bränsle eller anses vara farligt, vilket ofta tar sig uttryck i frekvent hård acceleration och onödiga omvägar. Detsamma gäller för att avsätta tid för rutininspektioner, fordonsanskaffning och dirigering, samt rapporter med både historiska och framåtblickande insikter som kan leda till åtgärder.

Vilka är fördelarna med ett fleet management-system?

En av de största fördelarna med att införa ett fleet management-system är tidsbesparingen. Som framgår av det vi hittills har diskuterat är den enorma mängd administrativa uppgifter som fordonsansvariga måste sköta oerhört krävande. Genom att införa verktyg som automatiserar rutinmässiga kontorsuppgifter får fordonsansvariga därmed ny frihet att ägna sin tid åt ett mer praktiskt inriktat och lyhört ledarskap.

Dessutom bör man inte underskatta den mentala utmattning som uppstår när man är överbelastad med administrativa uppgifter. Det leder ofta till misstag, oavsett om det gäller att arkivera stora mängder pappersarbete, behöva kontakta flera förare för statusuppdateringar eller dokumentera detaljerade arbetsmoment. Att allt detta automatiseras innebär inte bara att fleet management blir mer effektivt, utan också mer korrekt.

Därför leder en minskad arbetsbörda till förbättringar i effektivitet, produktivitet och säkerhet – eftersom efterlevnaden garanteras – samt hållbarhet, tack vare minskad bränsleförbrukning. Dessutom är kostnadsbesparingar en naturlig del av alla dessa aspekter.

Så förbättrar du fleet management: Teknik för fleet management

Du kan förbättra fleet management med rätt teknik:

• Programvara för fleet management: Centraliserar fordonsdata och effektiviserar uppgifter som underhållsplanering, övervakning av efterlevnad, kostnadsuppföljning och rapportering. Den hjälper dig att hantera verksamheten effektivt och bearbeta stora datamängder med lätthet.
  
  
• Telematik: Integrerar fordonsdiagnostik i realtid, övervakning av förarbeteende och prestationsanalys. Telematikenheter ger insikter som bidrar till att minska bränsleförbrukningen, förbättra förarsäkerheten och optimera fordonsanvändningen, vilket gör telematik avgörande för effektiv fleet management.
  
  
• GPS-spårningssystem: Övervakar fordonens position i realtid för att förbättra ruttplaneringen, öka leveransprecisionen och minska stilleståndstiden. GPS-spårning säkerställer också bättre ansvarstagande och hjälper till att snabbt hantera operativa utmaningar.

De mest effektiva lösningarna för fleet management kombinerar alla ovanstående tekniker och tillhandahåller realtidsdata om alla viktiga aspekter, såsom fordonets position, prestanda och förarens körbeteende. Detta helhetsperspektiv ger en sammanhållen helhetslösning istället för att förlita sig på fragmenterade, fristående applikationer.

Fördelarna med lösningar för fleet management

Vi på MICHELIN Connected Fleet erbjuder ansvariga som använder våra lösningar och tjänster för fleet management en skräddarsydd lösning. Vi har ett praktiskt arbetssätt när det gäller att optimera fordonsflottor för ökad effektivitet genom att analysera organisationens specifika nyckeltal. Dessutom använder våra lösningar avancerad teknik för geolokalisering så att du kan öka effektiviteten i din fordonsflotta, samt enheter för omedelbar feedback i förarhytten så att du kan känna dig trygg när det gäller säkerheten för dina förare och de tillgångar de transporterar.

Våra lösningar för fleet management är mycket enkla att installera och använda, och vår digitala kontrollpanel kan integreras med befintliga system och automatisera administrativa uppgifter, så att ditt nuvarande arbetsflöde inte störs på något sätt. I praktiken innebär detta att du sparar både tid och pengar i hela fordonsflottan.

MICHELIN Connected Fleets vision är att öka livslängden för transportbranschen som helhet genom att införa hållbara metoder för fleet management på global nivå. Om du delar denna vision och vill förverkliga den genom att optimera effektiviteten i din fordonsflotta, kontakta oss gärna redan idag för mer information om hur vi kan hjälpa dig. För ytterligare läsning är du välkommen att besöka vårt resurscenter.