Fuhrparkmanager: Aufgaben, Qualifikationen und Herausforderungen

In der Transport- und Logistikbranche geht es um weitaus mehr, als Sendungen pünktlich zu den Kunden zu liefern. Obwohl dies zu den wichtigsten Aspekten innerhalb der Branche gehört, müssen zahlreiche weitere, teils komplexe Aufgaben bewältigt werden. Dabei liegt es in der Verantwortung von Fuhrparkmanagern und -managerinnen, alle erforderlichen Pflchten und Details zu berücksichtigen. 

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über sämtliche Verantwortlichkeiten, Herausforderungen, und notwendige Qualifikationen von Fuhrparkmanagern und -managerinnen.  

Was ist ein Fuhrparkmanager?

Grundsätzlich verfolgen alle Fuhrparkmanager und -managerinnen das Ziel, ihre Fahrzeugflotte so zu optimieren, dass 

• die Kraftstoffeffizienz maximiert und so Kosten und Umweltauswirkungen verringert werden, 
• Gesundheits- und Sicherheitsstandards erhöht werden, um das Wohlbefinden der Fahrer zu gewährleisten,
• die Gesamtbetriebskosten für ein besseres finanzielles Ergebnis gesenkt werden.

Abgesehen von diesen Punkten sind die täglichen Aufgaben eines Fuhrparkmanagers je Branche und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Fuhrparkmanagern 

Um die genannten Ziele erfüllen zu können, müssen folgende Aufgaben und Verantwortlichkeiten erfüllt werden:

1. Fahrzeugortung

Die Fahrzeugortung ist heute aus dem Fuhrparkbetrieb nicht mehr wegzudenken, da sie den Fuhrparkverantwortlichen einen direkten Überblick über die Leistung der gesamten Flotte verschafft. Fuhrparkverantwortliche verwenden GPS-Technologie kombiniert mit passender Hardware, um Echtzeit-Standort, Status und Zustand ihrer Fahrzeuge sowie das Fahrverhalten im Blick zu behalten.

2. Berichte und Analysen

Auf Grundlage der mit der Fahrzeugortung gewonnenen Daten erstellen die Fuhrparkmanager und -managerinnen Berichte. Diese enthalten die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) eines Fuhrparks und zeigen mögliche Schwachstellen auf. Die KPIs können sich z.B. auf Informationen zu Leerlauf, Auslastung der Fahrzeuge und Kraftstoffverbrauch beziehen. Im Anschluss können diese Erkenntnisse für eine optimierte Routenplanung genutzt werden.

3. Compliance

Compliance ist ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der Fuhrparkverantwortlichen. Sie müssen dafür sorgen, dass alle Vorschriften eingehalten werden, damit der Fuhrpark nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstößt. Die Nichterfüllung solcher Bestimmungen führt unweigerlich zu kostspieligen Geldstrafen, Bußgeldern und Rufschädigung. Deshalb ist es wichtig, dass Fuhrparkmanager ihre Pflichten kennen und über Gesetzesänderungen informiert sind. Das bedeutet beispielsweise, dass sie routinemäßige Abfahrtskontrollen veranlassen und die Temperatur der Ladung regulieren, wenn diese Teil einer Kühlkette ist.

4. Erstellung von Sicherheitsrichtlinien und Fahrerschulungen

Unfälle im Straßenverkehr können im schlimmsten Fall tödlich enden, weshalb Fuhrparkmanager jederzeit die Sicherheit ihres Fahrpersonals gewährleisten müssen. Dafür ist es entscheidend, klare Sicherheitsrichtlinien und Fahrerschulungsprogramme zu etablieren, die ein sicheres Fahrverhalten fördern. Außerdem sollten die Verantwortlichen stets in der Lage sein, im Falle eines Vorfalls schnell zu reagieren.

5. Fahrzeuginstandhaltung

Da die Fahrzeuge den Kern eines jeden Fuhrparks bilden, müssen Fuhrparkverantwortliche  die Funktionsfähigkeit jedes einzelnen Fahrzeugs sicherstellen. Dies geschieht in erster Linie durch einen vorausschauenden Wartungsplan, der Fehler und Defekte noch vor dem Auftreten behebt, um hohe Reparaturkosten und unnötige Ausfallzeiten zu vermeiden.

6. Kauf und Weiterverkauf von Fahrzeugen

Fuhrparkmanager und -managerinnen sind nicht nur für den Zustand ihrer vorhandenen Fahrzeuge verantwortlich, sondern auch für die Anschaffung neuer und den Verkauf alter Fahrzeuge. Mit einer effektiven Strategie für den Erwerb und die Wiedervermarktung von Fahrzeugen kann ein Fuhrpark Einsparungen erzielen. Im Wesentlichen müssen Fuhrparkmanager kosteneffiziente Beschaffungspläne und Leasingangebote zu wettbewerbsfähigen Preisen aushandeln und gleichzeitig den lukrativsten Zeitpunkt für den Fahrzeugaustausch bestimmen.

Wie wird man Fuhrparkmanager?

Angesichts ihrer vielseitigen Aufgabenbereiche sollten Fuhrparkmanager und -managerinnen neben einem gewissen Ausbildungs- und Erfahrungsniveau auch eine Reihe spezifischer Fähigkeiten besitzen:

Der Ausbildungsweg eines Fuhrparkmanagers

Um Fuhrparkmanager oder -managerin zu werden, verlangen viele Unternehmen einen Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich wie Lieferkettenmanagement, Logistik- und Transportmanagement oder Betriebswirtschaft. Allerdings ist ein Hochschulabschluss keine zwingende Voraussetzung, denn der Beruf kann auch über eine Ausbildung angestrebt werden. Abgesehen von diesen Bildungsanforderungen ist es von Vorteil, wenn Bewerbende über berufliche Qualifikationen wie etwa Weiterbildungen und Zertifizierungen verfügen.

Fortbildungen, Qualifikationen und Zertifizierungen für Fuhrparkmanager

Wer erfolgreich als Fuhrparkmanager oder -managerin arbeiten möchte, profitiert von gezielten Weiterbildungen und Zertifizierungen. Diese vermitteln nicht nur branchenspezifisches Fachwissen, sondern auch rechtliche Grundlagen, technisches Know-how und moderne Ansätze im Fuhrparkmanagement. 

Solche Qualifikationen stärken nicht nur die fachliche Kompetenz, sondern auch die Position im Unternehmen, besonders in größeren, komplexeren Fuhrparks. Passende Schulungen für zertifizierte Fuhrparkmanager werden beispielsweise von Institutionen wie der TÜV SÜD oder der DEKRA Akademie angeboten.

Erforderliche Erfahrungen

Häufig können Fuhrparkmanagerinnen und -manager auf mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion zurückblicken. Abgesehen von der Ausbildung zum Fuhrparkmanager kann dies auch ein Hintergrund in anderen Aufsichts- oder Führungspositionen sein. Wer Fuhrparkmanager werden möchten, sollten nachweisen können, dass sie in der Lage sind, Personal zu führen, Berichte zu erstellen und Daten zu analysieren sowie die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften im Betrieb zu garantieren.

Allgemeine Kompetenzen

• Organisatorische Fähigkeiten, um den Überblick über parallel laufende Aufgaben zu behalten
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten zur effektiven Kommunikation mit Personal und Management
• Starke Führungsqualitäten, um ein Team von Mitarbeitenden zu führen und anzuleiten
• Analytische Fähigkeiten, um Fuhrparkdaten genau auszuwerten
• Problemlösungsfähigkeiten, um sich an ein ständig wechselndes Umfeld anzupassen
• Technische Kenntnisse, um branchenübliche Software und Hardware zu nutzen
• Kenntnisse über gesetzliche Regelungen und Sicherheitsvorschriften, um deren Einhaltung zu gewährleisten
• Finanztechnische Kenntnisse für die Verwaltung des Fuhrparkbudgets und die Kontrolle der Kosten

Die Top 5 Herausforderungen für Fuhrparkmanager

Wenn man all die genannten Aufgaben und Anforderungen betrachtet, wird schnell klar, wie viel Verantwortung auf den Schultern der Fuhrparkverantwortlichen liegt. Kein Wunder also, dass sie im Alltag mit ganz unterschiedlichen Herausforderungen umgehen müssen. Dazu zählen besonders folgende:

1. Übermäßiger Kraftstoffverbrauch: Mehr als ein Viertel der Gesamtbetriebskosten einer Flotte entfallen auf den Kraftstoff. Übermäßiger Verbrauch treibt die Kosten in die Höhe und belastet damit direkt das Budget des Unternehmens. Die Steuerung des Kraftstoffverbrauchs ist jedoch alles andere als einfach: Schwankende Kraftstoffpreise, verkehrsbedingter Leerlauf, ineffiziente Routen und das Fahrverhalten der Fahrer stellen dabei zentrale Herausforderungen dar. Hinzu kommt der zunehmende Druck, Emissionen zu reduzieren, wobei moderne Flottenmanagementlösungen einen großen Teil der Arbeit abnehmen. 

2. Komplizierte Fahrzeugbeschaffung: Die Fahrzeuge sind das Herzstück jeder Flotte, aber ihre Beschaffung erfordert mehr als nur eine grundlegende Investition. Fuhrparkmanager müssen den Nutzen, die Eignung und die Gesamtkosten jedes Fahrzeugs berücksichtigen – von Steuern und Versicherungen bis hin zum Kraftstoffverbrauch und der Wertminderung. Unüberlegte Käufe können sowohl kurzfristige als auch langfristige finanzielle Verluste nach sich ziehen. Eine sorgfältige Auswahl, besonders bei Elektrofahrzeugen, und eine gute Finanzierung sorgen jedoch für Einsparungen und eine bessere Rendite beim späteren Weiterverkauf.
   
   
3. Gesundheit und Sicherheit: Fuhrparkmanagerinnen und -manager tragen die Verantwortung dafür, dass ihr Personal sowie andere Verkehrsteilnehmende bestmöglich geschützt sind. Präventive Maßnahmen wie regelmäßige Sicht- und Funktionskontrollen der Fahrzeuge sowie Schulungen für sicheres Fahrverhalten sind daher essenziell. Kommt es dennoch zu einem Unfall, müssen die Fuhrparkverantwortlichen unverzüglich reagieren, Unfallberichte erstellen und gewährleisten, dass alle Vorschriften eingehalten wurden. Auch die Zusammenarbeit mit Versicherungen gehört dazu. Versäumnisse in diesem Bereich können nicht nur hohe Kosten, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
   
   
4. Vorschriften und Versicherungen: Die Verkehrssicherheit hängt eng mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zusammen – von der Abfahrtskontrolle über Wartungsintervalle bis hin zur Aktualisierung von Versicherungen. Dabei muss sichergestellt sein, dass alle Fahrzeuge jederzeit verkehrstauglich und regelkonform unterwegs sind. Besonders wichtig ist die lückenlose Dokumentation dieser Prozesse: Sie ist nicht nur bei behördlichen Prüfungen oder im Schadensfall unverzichtbar, sondern auch ein Schlüssel zur langfristigen Effizienz und Transparenz im Flottenbetrieb.
   
   
5. Verwaltung und Datenverarbeitung: Ob Fahrzeugdaten, Wartungspläne, Verbrauchswerte oder Fahrerinformationen – der Alltag im Fuhrparkmanagement bringt eine enorme Menge an Daten mit sich. Diese effizient zu verwalten und auszuwerten, ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb. Manuelle Prozesse sind dabei fehleranfällig und zeitintensiv. Deshalb setzen viele Unternehmen zunehmend auf digitale Flottenmanagement-Lösungen, die eine zentrale und automatisierte Datenverarbeitung ermöglichen 

Fuhrparkmanager und -managerinnen mussten schon immer die Balance zwischen Kosteneinsparunggen, Kraftstoffeffizienz, Betriebssicherheit, Compliance, der Planung von Instandhaltungsarbeiten sowie der Analyse von Flottendaten finden – und das praktisch alles zur selben Zeit. Heute besteht daher die größte Herausforderung vor allem darin, sich nicht von dem Aufgabenumfang überwältigen zu lassen.

Fuhrparkmanagement-Lösungen als ganzheitliche Unterstützung

Ohne die Hilfe moderner Technologien wäre es für Fuhrparkverantwortliche kaum möglich, allen ihren Verpflichtungen im Fuhrpark nachzukommen. Glücklicherweise haben die Fortschritte der letzten Jahre im Bereich Fuhrparkmanagement-Software und -hardware dies um einiges erleichtert.

Vor diesem Hintergrund haben wir Lösungen entwickelt, die führende Fuhrparkmanagement-Hardware und Software integrieren. Mit unserem persönlichen Verständnis für die täglichen Herausforderungen von Fuhrparkverantwortlichen stellen wir nicht einfach nur Tools zur Verfügung, sondern bieten mit unserem Beratungsservice auch Unterstützung bei der effektiven Delegation von Verantwortlichkeiten.

Wir bei MICHELIN Connected Fleet glauben an eine produktivere, sicherere und nachhaltigere Transportindustrie. Das zeigt sich in unseren Lösungen, die Ihnen den Weg zur Optimierung Ihres Fuhrparks ebnen und damit unzählige Vorteile mit sich bringen.

Wenn Sie daran interessiert sind, wie wir Fuhrparkverantwortliche bei all ihren Aufgaben unterstützen, dann nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.