Was ist ein Flottenmanagementsystem & wie funktioniert es?

Jedes Jahr wird die Transport- und Logistikbranche immer komplexer. Das Tempo, mit dem die Verbrauchernachfrage zunimmt, hat zu schweren Unterbrechungen der Lieferkette geführt. Hinzu kommt, dass die Marktpreise für Kraftstoffe noch nie zuvor so stark geschwankt haben und das alles während eine Klimakrise herrscht.

In diesem Zusammenhang sind es Flottenmanager, welche die Hauptlast zu tragen haben. Flottenmanager sind für einen ganzen Fuhrpark verantwortlich, einschließlich der damit verbundenen Aufgaben. Daher stehen sie vor der gewaltigen Aufgabe, innovative Wege der Problemlösung zu finden.

Glücklicherweise schreitet die Technologie entsprechend voran. Und damit auch passende Antworten auf die Notwendigkeit, Effizienz, Produktivität, Sicherheit und Nachhaltigkeit des Betriebs einer Flotte zu steigern. Eine solche Lösung ist ein Flottenmanagementsystem, ein System, das die komplexe Aufgabe des Flottenmanagers umfassend unterstützt.

Was ist ein Flottenmanagementsystem?

Ein Flottenmanagementsystem ist im Grunde eine spezialisierte technologische Datenbank, die Fuhrparkmanager nutzen, um ihre täglichen Aufgaben bezüglich der Fahrzeuge und Mitarbeiter zu erfüllen. Das Besondere an diesen Systemen ist, dass sie zahlreiche Anwendungen haben, welche die Verarbeitung von umfangreichen Informationen und Daten ermöglichen.

Dies ist besonders wichtig, da sowohl kleine als auch größere Fuhrparks eine große Menge an Daten erzeugen, selbst während eines einzigen Arbeitsschrittes. Folglich muss der Flottenmanager die erzeugten Daten sortieren, ihre Relevanz bestimmen und sie dann effektiv nutzen. Dabei geht es in erster Linie darum, die wichtigsten KPIs (Key Performance Indicators) zu erfassen, zu dokumentieren und zu prüfen, wie sich leistungsschwächere Bereiche in Bezug auf Effizienz und Produktivität verbessern können. Das Ziel ist letztendlich die Senkung der Gesamtbetriebskosten bei gleichzeitiger Minimierung der CO₂-Emissionen.

Ursprünglich wurde der Prozess einer solchen Flottenoptimierung in verschiedene andere administrative Aufgaben eingebunden. So wurde von den Fuhrparkmanagern in der Regel erwartet, dass sie den Organisationsaufwand manuell bewältigen. Dies hat natürlich dazu geführt, dass das Flottenmanagement als sehr zeitaufwändig, wenn nicht sogar labyrinthartig, eingestuft wurde. Darüber hinaus muss man auch die negativen externen Faktoren berücksichtigen. Zum Beispiel Ausfallzeiten durch Staus, Unfälle auf der Straße und übermäßiger Kraftstoffverbrauch durch unangepasstes Fahrverhalten. All diese Hindernisse, die einer richtigen Flottenoptimierung im Wege stehen, lassen sich durch moderne Flottenmanagementsysteme ausräumen.

Wie funktioniert ein Flottenmanagementsystem?

Ein Flottenmanagementsystem arbeitet über eine Schnittstelle zwischen mehreren Geräten, die in jedem Flottenfahrzeug installiert sind und einer Online-Plattform.

Die gängigste Hardware ist eine, welche die On-Board-Diagnose eines Fahrzeugs ausliest. Von dort werden eine Reihe technischer Informationen zu Aspekten wie Sicherheitskennzahlen, dem durchschnittlichen Kraftstoffverbrauch, Bremsgeschwindigkeiten, Leerlaufzeiten, Anschnallverhalten und Fahrzeugdefekten gesammelt. Wichtig ist, dass diese Geräte mit GPS-Empfängern ausgestattet sind, um auch den Live-Standort des Fahrzeugs verfolgen zu können. Diese Daten werden im Anschluss zu einem verständlichen Format verarbeitet, bevor sie über ein drahtloses Mobilfunk- oder Satellitennetz an die Datenbank übertragen, dort gespeichert und zu Analysezwecken angezeigt werden.

Was Flottenmanagementsysteme in erster Linie bieten, ist, wie oben beschrieben, Transparenz. Genauer bedeutet das, wo sich die Fahrzeuge einer Flotte befinden, wie sich die einzelnen Fahrer auf der Straße verhalten und in welchem Zustand sich die Fahrzeuge befinden. So kann ein Fuhrparkmanager feststellen, wann eine Fahrzeugwartung und -reparatur erforderlich ist, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften gewährleisten und Risikobewertungen vornehmen. Gerade für den zuletzt genannten Punkt sind Feedback-Geräte in der Fahrerkabine besonders nützlich, um Fahrer in Echtzeit zu informieren.

Der Hauptvorteil ist, dass die Datenbank angemessene Reaktionen automatisieren kann, wenn Fälle, wie die oben genannten, entdeckt werden. Wenn zum Beispiel ein Fahrzeug gewartet oder repariert werden muss, kann dies entsprechend eingeplant werden. Wenn ein Fahrer durch sein Fahrverhalten Kraftstoff verschwendet oder dies als gefährlich eingestuft wird, beispielsweise wegen zu starkem Beschleunigen und häufigen Umwegen, wird die erforderliche Mitteilung sofort weitergeleitet. Das Gleiche gilt für die Zeiteinteilung für Routineinspektionen, Fahrzeugbeschaffung und -disposition sowie die Erstellung von Berichten, mit denen sowohl rückblickende als auch vorausschauende Erkenntnisse gewonnen werden können.

Was sind die Vorteile eines Flottenmanagementsystems?

Einer der wichtigsten Vorteile, den die Einführung eines Flottenmanagementsystems mit sich bringt, ist die Zeitersparnis. Wie aus dem bisher Beschriebenen hervorgeht, ist alleine schon die Menge an Verwaltungsaufgaben, die Flottenmanager erfüllen müssen, äußerst anspruchsvoll. Mit dem Einsatz von Tools, die alltägliche Büroaufgaben automatisieren, gewinnen Fuhrparkmanager die Zeit, die sie brauchen, um ein reaktionsschnelles Management aufzubauen.

Außerdem sollte die geistige Ermüdung, die sich aus der Überlastung mit Verwaltungsaufgaben ergibt, nicht unterschätzt werden. Sie ist eine regelmäßige Ursache für Fehler, sei es in Bezug auf das Ausfüllen von Papieren, das Kontaktieren von Fahrern für Status-Updates oder die Dokumentation detaillierter Vorgänge. Die Automatisierung all dieser Aufgaben bedeutet nicht nur, dass das Fuhrparkmanagement rationalisiert wird, sondern auch, dass es genauer wird.

Die Entlastung des Flottenmanagers ist daher gleichbedeutend mit einer Verbesserung der Effizienz, Produktivität, Sicherheit (da die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet ist) und der Nachhaltigkeit eines Fuhrparks. Zudem ist die Kostenreduzierung in all diesen Aspekten verankert.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, wie umfassend die Funktion der Fuhrparkmanager ist. Wenn nämlich ihre Arbeit effizienter wird, dann hat das auch Vorteile für die Mitarbeiter ihres Unternehmens und für die Kunden. Die Fahrer fühlen sich besser organisiert, wenn ihr Manager es auch ist und die Kunden, die das Know-how des Fuhrparks in Anspruch nehmen, sind zufriedener. Allerdings geht es nicht nur darum, ein Flottenmanagementsystem nach dem Zufallsprinzip auszuwählen - man muss ein System wählen, das leicht zugänglich, benutzerfreundlich ist und zu dem ein Team gehört, das jederzeit Hilfe leisten kann. Sind Sie daran interessiert, diese Vorteile zu nutzen? Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.