Guide du Débutant pour la Gestion des Petites Flottes

Le besoin de véhicules de flotte parmi les entreprises, en particulier ces dernières années, a augmenté de plus en plus. Par conséquent, il en va de même pour la nécessité de méthodes appropriées de gestion de ces flottes.

Si votre entreprise vient de développer une petite flotte afin d’étendre ses activités, il est utile de vous informer sur les éléments essentiels de la gestion de la flotte. Les avantages de le faire et de le mettre tout en pratique fonctionnera pour améliorer votre entreprise de plusieurs façons. De même, une mauvaise gestion de la flotte peut entraîner des effets négatifs à grande échelle. C’est pour cette raison que nous avons élaboré notre guide pour la gestion des petites flottes, qui comprend tous les détails importants pour vous aider à commencer.

Le concept de gestion des petites flottes

La croissance d’une petite entreprise peut devenir très rapide, surtout lorsqu’on assume de nouvelles responsabilités, comme celles liées à une petite flotte. Que vos véhicules soient destinés au camionnage, à la livraison, au commerce ou au transport, les principes de gestion demeurent les mêmes.

Du point de vue commercial, la gestion des petites flottes comprend la supervision et la gestion des personnes, des coûts et des actifs qui incarnent le service que vous fournissez afin que votre entreprise et ses parties prenantes soient en sécurité. Comme il n’est pas possible de confier ces tâches à des propriétaires d’entreprise, ce qu’on appelle un gestionnaire de flotte supervise les tâches pour créer l’intégrité organisationnelle.

Que peuvent faire les gestionnaires de flotte pour les petites entreprises?

Le fait d’avoir quelqu’un pour gérer votre petite flotte ne vous décharge pas d’un certain nombre de responsabilités, il peut en fait promouvoir certains changements bénéfiques au sein de votre entreprise. Fondamentalement, les gestionnaires de flotte visent à réduire les coûts d’exploitation tout en améliorant les revenus globaux. En retour, cela se manifeste comme des occasions d’affaires lucratives qui aident à stimuler votre expansion et à renforcer votre position dans l’industrie. Dans cette perspective, tout coût initial est largement compensé et atteint par plusieurs actions.

Acquisition de véhicules

Si votre entreprise possède actuellement une petite flotte, il y a de bonnes chances que vous souhaitiez la voir croître à l’avenir. La seule façon de le faire est d’augmenter la quantité de véhicules à l’intérieur. L’une des tâches principales des gestionnaires de flotte consiste à faire ces achats tout en gardant à l’esprit quel type de véhicule convient au parc en plus de la quantité nécessaire.

Ensuite, un gestionnaire de flotte doit également décider de la meilleure façon de financer les acquisitions de véhicules. Il y a deux options, une entreprise peut soit acheter des véhicules directement ou choisir de les louer. Si les véhicules sont loués, il est alors naturel de considérer si les taux sont bons, par rapport aux autres offres du marché. Pour les achats directs, il faut tenir compte de l’amortissement des véhicules afin d’éviter des pertes financières futures.

Suivi des véhicules et du fret

Il est essentiel pour les gestionnaires de flotte de savoir où se trouvent leurs véhicules en tout temps. Cela signifie être en mesure de voir les PSAE pour les destinations, quand ils sont arrivés et quand ils sont partis. Ces informations sont utiles car elles permettent au gestionnaire d’ajuster les horaires de livraison et de coordonner les conducteurs en temps réel pour maximiser l’efficacité du parc. Le suivi fournit également une rétroaction importante sur le comportement du conducteur concernant la vitesse et la consommation de carburant.

De plus, les entreprises qui détiennent des marchandises craignent d’être la cible de vols. Il peut être une surprise que les remorques soient souvent valorisées par les voleurs, et c' est encore plus lorsque la cargaison est attachée à eux. Le suivi mis en œuvre comme mesure de sécurité élimine la crainte de ne pas savoir où se trouvent vos remorques et votre cargaison si elles sont volées, ce qui vous donne la possibilité d’alerter la police et de les faire revenir dès que possible.

Entretien des véhicules

Il est essentiel que tous les véhicules d’un parc soient bien entretenus. Cela comprend l’entretien préventif et les réparations au besoin. La maintenance peut comprendre des vérifications des pneus et des freins, des vidanges d’huile et un entretien courant.

Si le gestionnaire de flotte est informé des problèmes de véhicules dès le début, cela peut réduire considérablement les risques de problèmes plus coûteux, comme les pannes et les défaillances. Les inspections de routine sont un excellent moyen d’éviter les temps d’arrêt causés par cela. Toutefois, dans ces cas-là, il incombe au gestionnaire de la flotte de veiller à ce que le véhicule reçoive l’aide routière dont il a besoin.

Sécurité des conducteurs

Le gestionnaire de flotte est responsable des véhicules qu'il l'est pour les conducteurs. Il est évidemment primordial d’éviter les accidents de la route. Une sécurité accrue des conducteurs permettra non seulement de s’assurer que les conducteurs ne courent aucun risque, mais aussi de réduire les coûts de responsabilité civile et les primes d’assurance.

Les gestionnaires de petites flottes peuvent améliorer la sécurité de leurs conducteurs en offrant une formation axée sur l’enseignement de comportements de conduite sécuritaires. Ils peuvent imposer ces comportements en surveillant les taux d’accélération et les vitesses de freinage dangereuses, puis en informant les conducteurs de s’ajuster en conséquence. Ce point est également lié à l’entretien approprié des véhicules, c’est-à-dire s’assurer que les véhicules du parc sont sécuritaires à conduire.

Tenue de dossiers

Mis à part la flotte elle-même, la tenue de dossiers exacts à son sujet est une partie très importante de l’administration. Cela concerne l’historique d’entretien de chaque véhicule, son kilométrage, les itinéraires empruntés et les dommages qu’il a subis dans le passé.

Non seulement ces données sont nécessaires pour des raisons fiscales et d’assurance, mais elles sont également nécessaires pour éclairer certaines mesures qui pourraient devoir être prises. Par exemple, si le gestionnaire de la flotte a une accumulation de tâches à accomplir, une base de données servira à lui rappeler de planifier les services et les réparations, etc.

Analyse et optimisation de la flotte

Au verso des dossiers, il est essentiel que les gestionnaires de la flotte analysent ces dossiers et ces données. L’optimisation des itinéraires est essentielle pour avoir une flotte efficace. Le fait de pouvoir voir la consommation de carburant de certains itinéraires, comparativement à d’autres, permettra au gestionnaire de la flotte de planifier prospectivement les meilleurs cours à suivre.

Il se peut qu’il y ait des endroits où la circulation est habituellement dense le long d’une certaine route. En sachant cela à l’avance et en ajustant l’itinéraire de façon appropriée, on réduira les temps d’inactivité de la flotte et, par conséquent, la consommation de carburant et les délais d’achèvement.

Avantages pour les petites flottes

Accorder une attention considérable à la gestion de la flotte permettra d’améliorer la qualité de votre entreprise à long terme. Si le gestionnaire de la flotte s’acquitte correctement de toutes ses responsabilités inhérentes, il y aura une série d’avantages qui en découlent directement.

Service client

Il est facile de voir que si votre flotte fonctionne bien et livre toujours à temps avec un délai minimal, alors vos clients seront satisfaits de votre service. C’est peut-être l’avantage le plus important, sur le plan commercial, qui découle d’une bonne gestion de la flotte.

Les clients qui sont satisfaits de votre service sont, naturellement, très susceptibles de revenir à vous. De cette façon, la gestion de la flotte est en fait très utile pour établir et maintenir des relations commerciales à long terme avec d’autres entreprises. La santé de votre flotte joue un rôle clé dans la détermination de la réussite de votre entreprise contre les concurrents.

Conformité

Veiller à ce que votre flotte soit conforme à la réglementation routière est une pratique qui permet d’éviter l’imposition d’amendes. Cet avantage provient de la tenue de registres et de l’organisation de ces registres. Si vous avez toutes les informations pertinentes pour vos véhicules, il accélère le processus de remplir les documents nécessaires relatifs à eux et leur aptitude à la conduite. La conformité est essentielle parce qu’elle influe sur la fonctionnalité de l’ensemble de la flotte. L’absence de conformité mettra un terme aux activités commerciales.

Efficacité

L’efficacité dans le contexte de la gestion de flotte pour les petites flottes concerne à la fois le temps qu’il faut aux conducteurs pour se rendre à destination et la quantité de carburant utilisée dans le processus. L’efficacité de la flotte est un facteur qui est touché par tous les aspects de la gestion de flotte.

Par exemple, si votre parc subit des retards en raison de pannes dues à la négligence de l’entretien des véhicules ou à un mauvais comportement de conduite, ou s’il rencontre un trafic évitable jusqu’à un manque de planification des itinéraires, alors il n’est pas optimisé. De même, une quantité inutile de carburant et la marche au ralenti indiquent clairement que les meilleures pratiques de gestion de flotte ne sont pas en place.

Si de telles pratiques maximisant la productivité et la rentabilité sont mises en place, cela aura une influence directe sur la performance de l’entreprise dans ces domaines. Une bonne gestion de flotte permettra d’économiser de l’argent tout en générant plus de revenus grâce à des relations d’affaires plus solides et à la réduction des amendes.

Sécurité augmentée

Comme nous l’avons déjà expliqué, il incombe au gestionnaire de la flotte de s’assurer que chaque véhicule est sécuritaire sur la route et que les conducteurs s’en occupent en conséquence. La façon dont tout ce qui précède améliore la sécurité est parce qu’il est essentiel que tous les véhicules soient évalués régulièrement et que tous les problèmes soient pris en compte avant le début de nouveaux voyages.

La sécurité des conducteurs est encore accrue grâce à la planification et au suivi appropriés des itinéraires. Autrement dit, par la façon dont les gestionnaires de flotte peuvent voir depuis combien de temps les conducteurs sont sur la route. De toute évidence, conduire trop longtemps peut causer de la somnolence et des accidents, il est donc important de prévenir ces événements en avertissant les conducteurs s’ils dépassent leur temps de disponibilité.