Alles Wissenswerte zum Thema Flottenmanagement

Fahrzeugflotten machen einen großen Teil der Transport- und Logistikindustrie aus. Ob es sich um Warenlieferungen oder das Management von Kundenaufträgen handelt, Flotten werden sowohl von Großkonzernen als auch kleinen Unternehmen für ihr Tagesgeschäft benötigt. Der gleichzeitige Einsatz mehrerer PKW, Lieferwagen, LKW oder Busse bietet zweifellos mehr Effizienz, weshalb kommerzielle Fahrzeugflotten heute weit verbreitet sind. Das hat deutlich zu dem notwendigen Trend der Flotten-Elektrifizierung beigetragen und somit zu einer steigenden Anzahl von Elektrofahrzeugen. Mithilfe dieses Umstiegs werden die kollektiv von Fahrzeugflotten verursachten CO2-Emissionen verringert.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen mit einer grünen Flotte arbeitet oder nicht, gibt es einige grundlegende und komplexe Aspekte in der Branche, deren Handhabung ein genau definiertes Konzept benötigt. Genau an diesem Punkt kommt Flottenmanagement ins Spiel, um den Erfolg von Unternehmen sicherzustellen. Damit Sie sich mit diesem Bereich vertraut machen können, haben wir hier alles Wissenswerte zum Thema Flottenmanagement zusammengestellt.

Was ist Flottenmanagement?

Flottenmanagement umfasst im Wesentlichen, wie ein Unternehmen den optimalen Betrieb seiner Fahrzeugflotte in der Gegenwart und Zukunft gewährleistet. Das ist natürlich eine sehr allgemeine Erklärung und umfasst in Wirklichkeit ein großes Spektrum von Management-Aktivitäten. Trotzdem unterliegt allen Aspekten des Flottenmanagements das gemeinsame Ziel, den gesamten Lebenszyklus der Fahrzeugflotte zu steuern.

Dies beinhaltet nicht nur die Instandhaltung jedes einzelnen Fahrzeugs, sondern auch die Messung und Optimierung ihrer Leistung auf den Straßen. Dabei wird Flottenmanagement nicht immer von einem Team durchgeführt, oft fällt diese Aufgabe einem einzelnen Flottenverantwortlichen zu. Diese nehmen eine wichtige Rolle ein, die sich mit einer großen Bandbreite an Aufgaben befasst, sowohl hinsichtlich internen als auch externen Faktoren.

Warum ist Flottenmanagement wichtig?

Flottenmanagement ist vor allem wichtig, da es die betriebliche Effizienz einer Fahrzeugflotte verbessern kann. Flottenmanager benutzen den Begriff Effizienz, da dieser eine Vielzahl an Faktoren berücksichtigt. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es die Aufgabe von Flottenmanagern, sowohl Probleme innerhalb der Flotte als auch externe Gegebenheiten effizient zu bewältigen. Daraus ergibt sich eine Reihe an Aufgaben für Flottenmanager. Werden diese zielgerichtet erledigt, kann dies die Effizienz der Flotte um einiges optimieren. Folgend ein Überblick über die Aufgaben von Flottenverantwortlichen. 

Was sind die Aufgaben eines Flottenmanagers?

1. Kraftstoffmanagement

Kraftstoffkosten sind ein sehr bedeutender  Kostentreiber von Fahrzeugflotten. Es ist offensichtlich, dass Flottenmanager auf Marktpreisschwankungen, wie etwa bei den Ölpreisen, keinen Einfluss haben.Trotzdem gibt es Wege, die Kraftstoffkosten zu verringern, beispielsweise durch die Optimierung des Fahrverhaltens und somit die  Reduzierung des Kraftstoffverbrauchs der Flotte - natürlich vorausgesetzt, dass sie die richtige Beratung bekommen haben.

2. Fahrzeugbeschaffung

Die Beschaffung der Fahrzeuge ist eine große Verantwortung für Flottenmanager. Treffen sie nicht die richtige Entscheidung, kann dies zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Wie schwierig die Wahl fällt, wird angesichts des breiten Sortiments an Fahrzeugen auf dem Markt sowie dem Einfluss von Steuern, Versicherungsprämien und Wiederverkaufswerten auf Leasing- und Finanzierungsentscheidungen deutlich. Insgesamt spielen Flottenmanager in Bezug auf die Fahrzeugbeschaffung eine wichtige Rolle bei der Budgetvergabe, der Auswahl passender Fahrzeuge sowie den Verhandlungen mit Fahrzeugherstellern.

3. Wartung und Reparatur von Fahrzeugen

Nach der Beschaffung von Fahrzeugen ist es äußerst wichtig, diese auch in einem für den Straßenverkehr geeigneten Zustand zu behalten. Das bedeutet, man sollte einen Fahrzeuginstandhaltung-Plan einführen. Physische Abnutzung, Defekte und Komponentenausfälle bei Flottenfahrzeugen sind im Laufe der Zeit unausweichlich. Daher müssen Flottenverantwortliche sicherstellen, dass jedes einzelne Fahrzeug regelmäßig überprüft und entsprechend der Berichte instand gesetzt wird.

4. Fahrzeugortung

Wenn Flottenmanager ihre Flottenfahrzeuge nicht durchgängig und exakt lokalisieren können, kann dies zu Problemen führen. Ohne Fahrzeugortung in Echtzeit sind Umwege wahrscheinlicher, welche sowohl die Sicherheit der Fahrer, als auch die Effizienz der Flotte beeinträchtigen können. Dies würde beispielsweise einen höheren Kraftstoffverbrauch zur Folge haben und kann bedeuten, dass Hilfe im Fall eines Unfalls erst verzögert kommt.. Außerdem können Flottenmanager ohne Asset-Tracking keine Updates zur Lieferung und geschätzter Ankunftszeiten an Kunden übermitteln oder mithilfe von Berichten optimale Routen, die Verkehrsstörungen miteinbeziehen, identifizieren. In Bezug auf Letzteres würde es ohne Asset-Tracking bei Aufträgen zu deutlichen Verzögerungen kommen. Unabhängig von der Größe der Flotte ist die Fahrzeugortung eine der größten Herausforderungen für Flottenmanager, weshalb diese auch auf GPS-Navigations-Technologien für bessere Sichtbarkeit zurückgreifen.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Neben den Aspekten des Flottenmanagements müssen Flottenmanager auch einige gesetzliche Richtlinien einhalten. Gerade in der EU müssen Fahrzeugflotten definierten Standards entsprechen, zum Beispiel der UVV-Prüfung. Um gesetzliche Vorschriften jederzeit einhalten zu können, müssen regelmäßig die bereits erwähnten Fahrzeuginspektionen durchgeführt, Ruhezeiten geregelt und die komplette technische Funktionsfähigkeit sowie die Gültigkeit der Versicherung überprüft werden. Flottenmanager sollten stets über die aktuellen Gesetzesvorschriften informiert sein. Besonders bei Unfällen ist die Einhaltung von Vorschriften wichtig, damit im Falle einer späteren Beschwerde oder Untersuchung eine genaue Überprüfung möglich ist. Vernachlässigen Flottenmanager die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei ihrer Flotte, kann dies hohe Geldstrafen, Ansprüche Dritter und Schädigungen des Rufs mit sich ziehen, die es zu vermeiden gilt.

Was sind die wichtigsten Vorteile des Flottenmanagements?

Flottenverantwortliche tragen, wie bereits beschrieben, eine große Verantwortung. Wenn man zusätzlich bedenkt, dass die unterschiedlichen Aufgaben zur selben Zeit erledigt werden müssen, wird schnell klar, dass ein umfassendes Flottenmanagement nicht nur eine Option, sondern ein Muss ist. Richtiges Flottenmanagement erkennt man daran, dass es Verantwortliche entlastet und gleichzeitig die Branchenanforderungen erfüllt, um einen reibungsloseren Betrieb einer Flotte zu gewährleisten. Die Vorteile des Flottenmanagements können folgendermaßen zusammengefasst werden:

• Reduzierung der Gesamtkosten - Eine spürbare Verringerung der Gesamtbetriebskosten einer Flotte gehört zu den wesentlichen Vorteilen eines guten Flottenmanagements. Dabei werden die Betriebskosten der Flotte über verschiedene Bereiche reduziert. Zunächst führt eine effizientere Routenplanung und verbessertes Fahrverhalten dazu, dass die Kraftstoffkosten einer Flotte sinken. Die günstige Beschaffung von Fahrzeugen führt ebenso zu Einsparungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bedeutet, dass keine Geldstrafen verhängt werden und regelmäßige Wartungen halten die Fahrzeuge instand.

• Fahrersicherheit - Eine wesentliche Aufgabe aller Flottenmanager ist es, die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten. Richtig ausgeführtes Flottenmanagement hilft dabei, indem die Verkehrstüchtigkeit jedes Fahrzeugs bei Routine-Inspektionen sichergestellt und anschließende Wartungen automatisch geplant werden. Außerdem unterstützt eine verbindliche Flottenmanagement-Strategie das Fahrverhalten der Fahrer. Gezielte Trainings- und Förderprogramme, reduzieren Risiken und vermitteln, wie richtig bei Unfällen reagiert werden sollte.

• Produktivität - In der Regel kann eine Flotte nicht effizient sein, wenn sie nicht produktiv ist. Die Flottenproduktivität misst die Arbeitsleistung der Mitarbeiter im Verhältnis zu den aufgewendeten Ressourcen. Grundsätzlich sollte die erste Ziffer die zweite überwiegen, um Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Um die Produktivität ihrer Flotte zu messen, nutzen Flottenmanager Key-Performance-Indicator-Analysen (KPI-Analysen) für handlungsorientierte Erkenntnisse.

• Mitarbeiterbindung - Angesichts des starken Fachkräftemangels in der Branche ist es für Unternehmen äußerst wichtig, Mitarbeitende zu binden. Ein solides Flottenmanagement erzielt genau das, da es eine Vertrauensbasis zwischen Fahrern und Managern schafft. Dieses Vertrauen entsteht durch eine höhere Fahrsicherheit, bessere Kommunikation und fördert die Zufriedenheit der mobilen Belegschaft. 

• Nachhaltigkeit - Damit Deutschland das Ziel, bis 2045 klimaneutral zu werden, schaffen kann, ist es wichtig, dass Flottenmanagement auch den Schutz der Umwelt berücksichtigt. Für den Verkehrssektor ist ein eigenes Reduktionsziel bis 2030 angesetzt, das den europäischen Plänen zur Minderung der CO2-Emissionen entspricht. Eine geringere Umweltbelastung geht Hand in Hand mit einer deutlich höheren Effizienz, da effizientere Flotten beispielsweise weniger Kraftstoff verbrauchen. Außerdem gibt es für Flottenmanager Alternativen wie Hybrid-Flotten, falls ein Umstieg auf eine E-Flotte momentan noch nicht möglich ist.

• Kundenzufriedenheit - Eine logische Folge davon, den internen Flottenbetrieb zu optimieren, ist eine höhere Kundenzufriedenheit. Beim Flottenmanagement geht es nicht ausschließlich um Kosteneinsparungen. Flotten sind zudem auf optimale Lieferungen an die Kunden angewiesen: Laufen diese schneller, zuverlässiger und umweltfreundlicher ab, so werden Kunden die Leistungen der Flotte wertschätzen.

Wie funktioniert ein Flottenmanagementsystem?

Die Frage, weshalb Flottenmanagement dringend gebraucht wird und welche umfassenden Vorteile es mit sich bringt, ist wichtig, doch nicht ohne die Erwähnung von Flottenmanagementsystemen. Ohne die richtigen Werkzeuge ist die Handlungsfähigkeit eines Flottenverantwortlichen stark eingeschränkt. 

Moderne Flottenmanagementsysteme sind speziell angefertigte Systeme, die sowohl aus Hardware als auch aus Software bestehen. Bei der Hardware handelt es sich um Telematik-Geräte, die in den Flottenfahrzeugen installiert werden. Einmal installiert, sammeln und verfolgen diese Geräte Flottendaten, wie etwa Fahrzeugstandorte und gefahrene Strecken sowie Diagnosen über Beschleunigungswerte, Bremsleistung, Reifendruck, den Zustand des Fahrzeugs und den Kraftstoffverbrauch.

Über eine Verknüpfung mit einer Flottenmanagement-Software werden diese von den Telematik-Geräten gesammelten Daten ausgewertet und gespeichert. So können Flottenmanager auf eine große Datenbank zugreifen, aus der sich wertvolle Berichte und Prognosen erstellen lassen. Diese unterstützen Flottenmanager dabei, relevante Informationen zu analysieren, um die Effizienz ihrer Flotte zu optimieren. 

Was ist die beste Flottenmanagement-Software? 

Das breite Angebot an Flottenmanagement-Software macht die richtige Wahl für Ihre Flotte komplex. Um ihre Fahrzeuge erfolgreich instand zu halten, ihre Betriebskosten zu überwachen, die Sicherheit der Fahrer sowie das Einhalten von Vorschriften zu gewährleisten, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig nicht von der Menge an Daten erdrückt zu werden, sollten Flottenmanager zu einer Software greifen, die diesen gesamten Prozess optimiert. All dies kann nur mit einer maßgeschneiderten Flottenmanagement-Lösung statt einer einzelnen Anwendung erreicht werden.

Die Vorteile von Flottenmanagement-Lösungen

Wir bei MICHELIN Connected Fleet versprechen Flottenmanagern, die sich für unsere Flottenmanagement-Lösungen entscheiden, diese auf ihre Bedürfnisse auszurichten. Wenn es darum geht, die Effizienz Ihrer Flotte zu optimieren, verfolgen wir einen praktischen Ansatz und schauen uns Ihre KPI an. Außerdem nutzen unsere Lösungen modernste Geolokalisierungs-Technologien, sodass Sie die Effizienz Ihrer Flotte steigern können. Darüber hinaus liefern Feedback-Geräte eine sofortige Rückmeldung, damit die Sicherheit der Fahrer und der transportierten Waren stets sichergestellt ist. Hinzu kommt, dass unsere Flottenmanagement-Lösungen unglaublich einfach in der Installation und Nutzung sind: Unser digitales Dashboard kann in Ihr bestehendes System integriert werden und bietet die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben, wodurch Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe nicht gestört werden. Der Flotte werden praktisch reibungslos Kosten- und Zeiteinsparungen hinzugefügt.

Unsere Vision bei MICHELIN Connected Fleet ist es, die Langlebigkeit der gesamten Transportbranche zu erhöhen, indem wir nachhaltige Flottenmanagement-Praktiken multinational integrieren. Wenn Sie diese Vision teilen und sie zusammen mit uns Effizienzsteigerungen in Ihrer eigenen Flotte in die Realität umsetzen möchten, dann treten Sie noch heute mit uns in Kontakt und erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.