Alles Wissenswerte zum Thema Flottenmanagement

Flottenmanagement beschäftigt sich mit der Verwaltung, Planung und Überwachung von Fahrzeugflotten und verbessert deren betriebliche Abläufe. Ob kleines Unternehmen oder Konzern, Pkw, Busse oder Lkw – ohne Flottenmanagement bleibt die geschäftliche Mobilität ineffizient. Besonders in der Transport- und Logistikindustrie hilft eine effiziente Verwaltung der Fahrzeuge dabei, Kosten einzusparen und Prozesse zu optimieren: von der Warenlieferung bis zum Management von Kundenaufträgen. 

Allerdings können immer weniger Branchen noch auf Flottenmanagement verzichten. Deshalb haben wir hier alles Wissenswerte zum Thema Flottenmanagement zusammengestellt.

In diesem Artikel:

• Was ist Flottenmanagement? 
• Aufgaben und Prozesse im Flottenmanagement
• Warum ist Flottenmanagement wichtig? Die wichtigsten Vorteile
• Flottenmanagement-Lösungen: Software, Systeme und Dienstleistungen

Was ist Flottenmanagement?

Wie bereits erwähnt, umfasst das Flottenmanagement sämtliche Aktivitäten, die den optimalen Betrieb eines Fuhrparks in der Gegenwart und Zukunft gewährleisten. Allen Verantwortungsbereichen unterliegt dabei das gemeinsame Ziel, den gesamten Lebenszyklus der Fahrzeugflotte zu steuern. 

Welche Aufgaben konkret zum Fuhrparkmanagement gehören, ist je nach Branche, Unternehmen und Flotte unterschiedlich. Häufig beinhalten diese allerdings Instandhaltungsmaßnahmen, sowie Performance-Messungen und -Optimierungen im Betrieb. Dabei wird Flottenmanagement nicht immer von einem mehrköpfigen Team durchgeführt, sondern fällt einer Flottenmanagerin oder einem Flottenmanager zu. Diese Rolle ist im Mobilitätsmanagement von Unternehmen zentral, da sie sich mit einer großen Bandbreite an Aufgaben befasst, sowohl hinsichtlich internen als auch externen Faktoren.

Aufgaben und Prozesse im Flottenmanagement

1. Kraftstoffmanagement und Kostenkontrolle

Kraftstoffe wie Benzin oder Diesel sind wahrscheinlich der bedeutendste Kostentreiber für Fahrzeugflotten. Zwar haben Flottenleiter keinen Einfluss auf Preisschwankungen, wie etwa bei den Ölpreisen, doch es gibt Möglichkeiten, die Kraftstoffkosten zu reduzieren. Dazu zählen etwa die Optimierung von Routenplanungen, Fahrerschulungen oder der Umstieg auf Elektromobilität.

2. Fahrzeugbeschaffung

Die Beschaffung der Fahrzeuge ist eine große Verantwortung für Flottenmanager. Treffen sie nicht die richtige Entscheidung, kann dies zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Wie schwierig die Wahl fällt, wird angesichts der Vielzahl an Fahrzeugmodellen auf dem Markt sowie Faktoren wie Steuern, Versicherungsprämien und Wiederverkaufswerten deutlich. Insgesamt spielen Flottenmanager in Bezug auf die Fahrzeugbeschaffung eine wichtige Rolle bei der Budgetvergabe, der Auswahl passender Fahrzeuge sowie den Verhandlungen mit Herstellern.

3. Wartung und Reparatur von Flottenfahrzeugen

Nach der Beschaffung von Fahrzeugen ist es natürlich wichtig, diese auch in einem für den Straßenverkehr geeigneten Zustand zu halten – und hier kommen Wartungen und Reparaturen ins Spiel. Ein vorausschauendes Instandhaltungsprogramm ist dafür ideal, denn Abnutzungen, Defekte und Komponentenausfälle sind im Laufe der Zeit unausweichlich. Fuhrparkmanager müssen daher sicherstellen, dass jedes einzelne Fahrzeug regelmäßig überprüft und entsprechend repariert wird.

4. Fahrzeugortung und Asset-Tracking

Wenn Sie Ihre Flottenfahrzeuge nicht durchgängig und exakt lokalisieren können, kann dies zu Problemen führen. Ohne eine Fahrzeugortung in Echtzeit sind Umwege und Verzögerungen wahrscheinlicher, welche sowohl die Sicherheit der Fahrer, als auch Effizienz und Kraftstoffverbrauch der Flotte beeinträchtigen können. 

Außerdem können Sie ohne Asset-Tracking keine Updates zu Lieferungen und geschätzten Ankunftszeiten an Kunden übermitteln oder Verkehrsstörungen in Ihre Routenplanung einbeziehen. 

Unabhängig von der Größe Ihrer Flotte stellt die Fahrzeugortung eine der größten Herausforderungen für Flottenmanager dar, weshalb hier auf Navigationstechnologien wie GPS zurückgegriffen wird.

5. Compliance, UVV und Halterhaftung

Besonders im Flottenmanagement ist das Thema Compliance wichtig, denn in Deutschland müssen Fahrzeugflotten so einige gesetzliche Richtlinien einhalten. Ein Beispiel ist etwa die UVV-Prüfung, also Unfallverhütungsvorschriften-Prüfung. Hier wird eine Überprüfung sämtlicher Arbeitsmittel vorgeschrieben, um Unfällen vorzubeugen und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. 

Auch die Halterhaftung spielt eine zentrale Rolle: Fahrzeughalter oder Unternehmen tragen die Verantwortung für den verkehrssicheren Zustand ihrer Flotte und müssen etwa für regelmäßige Inspektionen und geregelte Ruhezeiten sorgen.

Spätestens wenn es um Unfälle geht, ist dies ernstzunehmen, damit im Falle einer späteren Beschwerde eine genaue Untersuchung möglich ist. Vernachlässigen Sie das Thema Compliance bei Ihrem Fuhrpark, kann dies Geldstrafen, Ansprüche Dritter und Rufschädigungen mit sich ziehen.

Warum ist Flottenmanagement wichtig? 

Flottenmanagement ist vor allem wichtig, da es die betriebliche Effizienz einer Fahrzeugflotte verbessert. Richtiges Flottenmanagement erkennt man daran, dass es Manager entlastet und gleichzeitig die hohen Anforderungen der Branche erfüllt, um einen reibungslosen Flottenbetrieb zu gewährleisten. Die Vorteile des Flottenmanagements zeigen sich dabei folgendermaßen:

Die wichtigsten Vorteile des Flottenmanagements

• Reduzierung der Gesamtkosten – Eine spürbare Verringerung der Gesamtbetriebskosten einer Flotte gehört zu den wesentlichen Vorteilen eines guten Flottenmanagements. Dabei werden die Betriebskosten der Flotte über verschiedene Bereiche reduziert. Zunächst führt eine effizientere Routenplanung und verbessertes Fahrverhalten dazu, dass die Kraftstoffkosten einer Flotte sinken. Die günstige Beschaffung von Fahrzeugen führt ebenso zu Einsparungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bedeutet, dass keine Geldstrafen verhängt werden und regelmäßige Wartungen halten die Fahrzeuge instand.
  
  
• Fahrersicherheit – Eine wesentliche Aufgabe aller Flottenmanager ist es, die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten. Richtig ausgeführtes Flottenmanagement hilft dabei, indem die Verkehrstüchtigkeit jedes Fahrzeugs bei Routine-Inspektionen sichergestellt und anschließende Wartungen automatisch geplant werden. Außerdem unterstützt eine verbindliche Flottenmanagement-Strategie das Fahrverhalten der Fahrer. Gezielte Trainings- und Förderprogramme, reduzieren Risiken und vermitteln, wie richtig bei Unfällen reagiert werden sollte.
  
  
• Produktivität – In der Regel kann eine Flotte nicht effizient sein, wenn sie nicht produktiv ist. Die Flottenproduktivität misst die Arbeitsleistung der Mitarbeiter im Verhältnis zu den aufgewendeten Ressourcen. Grundsätzlich sollte die erste Ziffer die zweite überwiegen, um Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Um die Produktivität ihrer Flotte zu messen, nutzen Flottenmanager KPI-Analysen für handlungsorientierte Erkenntnisse.
• Mitarbeiterbindung – Angesichts des starken Fachkräftemangels in der Branche ist es für Unternehmen äußerst wichtig, ihre Mitarbeitenden zu binden. Ein solides Flottenmanagement erzielt genau das, da es eine Vertrauensbasis zwischen Fahrern und Managern schafft. Dieses Vertrauen entsteht durch eine höhere Fahrsicherheit, bessere Kommunikation und fördert die Zufriedenheit der mobilen Belegschaft. 
  
  
• Nachhaltigkeit – Damit in Deutschland das Ziel, bis 2045 klimaneutral zu werden, erreicht werden kann, sollte im Flottenmanagement auch der Umweltschutz eine Rolle spielen. Für den Verkehrssektor ist ein eigenes Reduktionsziel bis 2030 angesetzt, das den europäischen Plänen zur Minderung der CO₂-Emissionen entspricht. Dabei geht eine geringere Umweltbelastung Hand in Hand mit einer deutlich höheren Effizienz, da effizientere Flotten beispielsweise weniger Kraftstoff verbrauchen. Außerdem gibt es für Flottenmanager Alternativen wie Hybrid-Flotten, falls ein Umstieg auf eine E-Flotte momentan noch nicht möglich ist.
  
  
• Kundenzufriedenheit – Die Optimierung des internen Flottenbetriebs führt ohne Zweifel zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Daher geht es beim Flottenmanagement auch nicht ausschließlich um Kosteneinsparungen, denn viele Flotten sind auf pünktliche Lieferungen angewiesen. Laufen diese schneller, zuverlässiger und umweltfreundlicher ab, so werden Kunden die Leistungen der Flotte wertschätzen.

Flottenmanagement-Lösungen: Software, Systeme und Dienstleistungen 

Wie funktioniert ein Flottenmanagementsystem?

Die Frage, weshalb Flottenmanagement dringend gebraucht wird und welche umfassenden Vorteile es mit sich bringt, ist wichtig, doch nicht ohne die Erwähnung von Flottenmanagementsystemen. Ohne die richtigen Werkzeuge ist die Handlungsfähigkeit eines Flottenverantwortlichen stark eingeschränkt. 

Moderne Flottenmanagementsysteme sind speziell angefertigte Systeme, die sowohl aus Hardware als auch aus Software bestehen. Bei der Hardware handelt es sich um Telematik-Geräte, die in den Flottenfahrzeugen installiert werden. Einmal installiert, sammeln und verfolgen diese Geräte Flottendaten, wie etwa Fahrzeugstandorte und gefahrene Strecken sowie Diagnosen über Beschleunigungswerte, Bremsleistung, Reifendruck, den Zustand des Fahrzeugs und den Kraftstoffverbrauch.

Über eine Verknüpfung mit einer Flottenmanagement-Software werden diese von den Telematik-Geräten gesammelten Daten ausgewertet und gespeichert. So können Flottenmanager auf eine große Datenbank zugreifen, aus der sich wertvolle Berichte und Prognosen erstellen lassen. Diese unterstützen Flottenmanager dabei, relevante Informationen zu analysieren, um die Effizienz ihrer Flotte zu optimieren. 

Was ist die beste Flottenmanagement-Software? 

Um sämtliche Flottenmanagement-Aufgaben abdecken zu können und gleichzeitig nicht von großen Datenmengen erdrückt zu werden, sollten Flottenmanager zu einer Software greifen, die diesen gesamten Prozess optimiert. Ob Wartungsmaßnahmen, Compliance-Themen oder Kostenkontrolle – all diese Prozesse kann eine zentrale, maßgeschneiderte Flottenmanagement-Lösung erleichtern. Dabei macht das breite Angebot an Softwarelösungen die richtige Wahl für Ihre Flotte kompliziert. 

Wir bei MICHELIN Connected Fleet versprechen Flottenmanagern, die sich für unsere Flottenmanagement-Lösungen entscheiden, diese auf ihre Bedürfnisse auszurichten. Wenn es darum geht, die Effizienz Ihrer Flotte zu optimieren, verfolgen wir einen praktischen Ansatz: Neben dem Einsatz von modernsten Geolokalisierungs-Technologien unterstützen wir Sie bei einer genauen KPI-Analyse. Darüber hinaus sind unsere Flottenmanagement-Lösungen unglaublich einfach in der Installation und Nutzung. Unser digitales Dashboard kann in Ihr bestehendes System integriert werden und bietet die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben, wodurch Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe nicht gestört werden. So können Sie mit nur wenig Aufwand Kosten- und Zeiteinsparungen in Ihrer Flotte erzielen.

Unsere Vision ist es, die Langlebigkeit der gesamten Transportbranche zu erhöhen, indem wir nachhaltige Flottenmanagement-Praktiken multinational integrieren. Wenn Sie diese Vision teilen und sie zusammen mit uns Effizienzsteigerungen in Ihrer eigenen Flotte in die Realität umsetzen möchten, dann treten Sie noch heute mit uns in Kontakt und erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.