Todo lo que necesitas saber sobre Gestión de Flotas

Índice de Contenidos:

1. ¿Qué es la gestión de flotas?
2. ¿Qué hace un gestor de flota?
3. La evolución del puesto de gestor
4. ¿Cómo funciona la gestión de flotas?
5. Sistemas de gestión de flotas
6. ¿Cómo funciona un sistema de gestión de flotas?
7. ¿Qué son las operaciones de las flotas?
8. ¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas?
9. ¿Cuáles son las mejores soluciones para la gestión de flotas?>

Conclusiones Principales:

Las herramientas para la gestión de flotas proporcionan visibilidad sobre los vehículos y su estado, así como información en tiempo real sobre indicadores del rendimiento. Por ello, el 75% de los Gestores de Flotas utilizan ya soluciones que les ayudan a maximizar la productividad, eficiencia y a mejorar la seguridad de conductores y vehículos. Piezas clave para desarrollar una estrategia de gestión de flotas ganadora.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas dentro de un ámbito de transporte por carretera, se define como el proceso adoptado por los gestores de flota, para el diseño de una estrategia destinada a maximizar la seguridad, eficiencia y productividad en la organización y gestión diaria de vehículos comerciales, remolques, cargas y conductores.

Frecuentemente, los objetivos anteriores se consiguen gracias a la combinación de los siguientes elementos:

• Información en tiempo real sobre localización y estados de vehículos y mercancías.
• Monitorización del comportamiento del conductor y horas de conducción.
• Información sobre consumo de combustible.
• Gestión preventiva del mantenimiento de vehículos.

El gestor de flota, es la persona encargada de velar por el correcto desempeño de dichas actividades y su cargo, supone gestionar una serie de procesos y tareas claves para la consecución de objetivos logísticos y empresariales. Empresas y gestores a menudo utilizan soluciones inteligentes que combinan los factores tecnológico y humano, para conseguir una mejora de la eficiencia y la reducción de costes operativos.

¿Qué hace un gestor de flota?

Un gestor de flota, se encuentra generalmente al frente de las siguientes tareas:

1. Monitorización de Flotas (Tracking): el rastreo de la flota es fundamental para garantizar la seguridad de carga y conductores, así como para poder actuar ante imprevistos que obliguen a modificar la ruta óptima de transporte. Los gestores de flota, emplean la tecnologías GPS e IOT, para lograr la máxima visibilidad posible sobre las operaciones, la seguridad y el estado de los vehículos. 
   
   
2. Análisis de datos: analizar los datos claves para el rendimiento, permite a los gestores de flota, tomar decisiones tanto estratégicas para el medio y largo plazo, como tácticas, destinadas estas últimas al más corto plazo. El análisis del comportamiento de los conductores, para determinar necesidades de formación destinadas a conseguir una reducción del coste por combustible, sería un ejemplo de decisión estratégica, resultante del análisis de información proporcionada por el sistema de gestión de flotas. Mientras que el ajuste de un plan de ruta, como respuesta a un incidente en la carretera que pudiera afectar al tiempo de entrega, encajaría dentro de las decisiones de tipo táctico que el análisis de datos nos permite realizar
   
   
3. Cumplimiento de horas de trabajo de los conductores: dentro de las funciones del gestor de la flota, se encuentra también asegurarse de que el registro de las horas de trabajo de los conductores se procese correctamente por el tacógrafo, conforme a la normativa aplicable en cada caso. Dentro de la Unión Europea, estos términos se encuentran regulados por la Directiva 2002/15 / EC y el Reglamento (CE) 561/2006. 
   
   
4. Compra de Vehículos: planificar la compra de nuevos vehículos es generalmente competencia del gestor de flota. La adquisición necesita ser evaluada y pronosticada mediante el análisis de información, para determinar la posible necesidad de nuevos vehículos en un futuro más o menos cercano. Adicionalmente, se necesita determinar el método de adquisición más conveniente (comprar/leasing), en base a la situación del mercado y los objetivos de negocio. 
   
   
5. Seguridad de los conductores: uno de los grandes desafíos para los gestores de flotas, consiste en asegurar un comportamiento de conducción seguro por parte de los conductores, que lógicamente, se van a encontrar a una determinada distancia y en casi constante movimiento. Aquí de nuevo, el empleo de tecnologías de rastreo, junto con el uso de cámaras, va a ser de gran ayuda en la obtención de visibilidad en tiempo real sobre vehículos y conductores. Información que podrá ser además, posteriormente utilizada en el diseño de planes de formación específicos. 
   
   
6. Retención de conductores: prevenir la escasez de conductores, es también un elemento a gestionar por el gestor de flotas. El diseño de estrategias de fidelización de conductores, es fundamental para garantizar que nuestro negocio cuente siempre con los mejores profesionales. Aquí el uso de canales de recogida de información internos, e idealmente anonimizados, complementan las acciones de gestión de personal. Facilitando el refuerzo en la relación con los conductores y su satisfacción en el trabajo.
   
   
7. Reducción del coste total: en un sector de márgenes reducidos como es el transporte de mercancías y pasajeros, la gestión de costes se vuelve crítica. El gestor de flota necesita trazar un plan para minimizar los costes mientras se potencia al máximo la productividad. 

En definitiva, el gestor de flota es un profesional indispensable para la mayoría de las empresas del sector logístico y del transporte (ya sea de mercancías o pasajeros). Los profesionales dedicados a esta función, necesitan tanto conocimientos dentro del área de logística y transporte, como habilidades destinadas al análisis de datos, el uso de herramientas de monitorización y la gestión de personas.

Evolución y cambios esperados en el puesto de Gestor de Flotas

En una industria dentro de una revolución tecnológica constante, el puesto de gestor de flotas evoluciona de manera continua hacia un modelo donde el gestor ocupa un puesto clave como identificador de oportunidades que lleven a la generación de una ventaja competitiva sostenible. Por todo ello los gestores de flotas necesitaran de buenas capacidades para el análisis de datos para la identificación tanto de problemas como de oportunidades, que puedan llevar a una mejora de la productividad y de la eficiencia.

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

Las soluciones modernas para la gestión de flotas, utilizan diferentes tecnologías como el seguimiento por GPS y los datos en movilidad para lograr una comunicación constante y el acceso a información en tiempo real, sobre todos los factores que influyen en el desarrollo de las operaciones diarias. El funcionamiento actual de la gestión de flotas no se limita al seguimiento por GPS, sino que las soluciones inteligentes disponibles hoy en día combinan numerosos puntos de generación de datos, para presentar a los miembros del equipo involucrados en la gestión, toda la información necesaria para mejorar el rendimiento durante el desarrollo de la actividad.

Estas nuevas soluciones de gestión de flotas, incluyen una serie de funciones que son fundamentales para analizar la actividad y tomar decisiones:

Gestión Estratégica de Rutas: más allá de la simple planificación, en este nuevo marco de la gestión de flotas, permite no solo el diseño de rutas optimizadas, sino también su actualización durante el transporte, lo cual permite adaptarnos a cualquier cambio sucedido en tiempo real. Estas herramientas inteligentes pueden combinar también la tipología del vehículo y la mercancía para recomendar la ruto más óptima.

Mejora Continua de la Seguridad: mediante la lectura de información referente al comportamiento del conductor y al estado de vehículos y carga. Se simplifica la implementación de mejoras en la seguridad, por ejemplo mediante planes de formación adaptados a cada conductor. Otro ejemplo, sería la funcionalidad que permite la comunicación con el conductor, que permite no solo confirmar entregas, sino también ayudarle a desempeñar su trabajo de manera mucho más segura. 

Generación de Paneles de Control y Ventaja Competitiva: uno de los adelantos más significativos, y que es clave en la gestión de flotas actual, es sin duda la funcionalidad que permita generar paneles de control optimizados y que permite ver de manera clara que puntos debemos modificar en nuestra estrategia para conseguir una serie de mejoras que nos lleven a desarrollar una ventaja competitiva sostenible.

Sistemas de Gestión de Flotas

El sistema de gestión de flotas, dentro del concepto global que es la gestión de flotas, consiste en una base de datos tecnológicamente especializada que los gestores de flotas utilizan para llevar a cabo sus tareas cotidianas relacionadas con los vehículos de una empresa y sus empleados. Lo que hace que estos sistemas sean tan especializados es que tienen numerosas aplicaciones, y todas ellas implican el manejo de una amplia gama de información y datos.

¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de Flotas?

Un sistema de gestión de flotas funciona, fundamentalmente, a través de una interfaz entre dispositivos que se instalan en cada vehículo de una flota, además de un software que incorpora un cuadro de mando en línea.
El hardware más común es el que lee el diagnóstico a bordo del vehículo. A partir de ahí, recopila toda una serie de datos técnicos sobre aspectos como las medidas de seguridad, el consumo medio de combustible por litro, la velocidad de frenado, el tiempo de ralentí, el uso del cinturón de seguridad y los defectos del vehículo. Además, estos sistemas están equipados con receptores GPS que permiten localizar el vehículo en tiempo real. A continuación, estos datos se procesan en un formato comprensible antes de ser transferidos a la base de datos mediante una red inalámbrica celular o por satélite, donde se almacenan y visualizan con fines analíticos.
Lo que proporcionan principalmente los sistemas de gestión de flotas, es visibilidad.

¿Qué son las operaciones de las flotas?

Las operaciones de las flotas, incluyen todas aquellas actividades necesarias para la entrega de la mercancía o pasajeros (en el caso del transporte de pasajeros). Ejecutadas lo más eficientemente posible y siempre controlando los diversos marcos normativos y jurídicos, en los que se puede ver envuelto el transporte entre diferentes países. Las principales operaciones que se desarrollan en una flota son:

• La gestión de actividad: preparar toda la logística necesaria que nos permita llegar a nuestro destino a tiempo.
• La gestión de activos: todas aquellas actividades que nos permitan mantener una flota activa y sin parones, así como la gestión de compra de nuevos vehículos.
• Planes de Formación: diseñando planes formativos para ayudar a nuestro equipo en su desarrollo profesional y de mejora continua.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas?

Los principales beneficios que una gestión de flotas inteligente aporta, son la reducción del coste y la mejora de la productividad. Sin embargo, tenemos que diferenciar entre objetivos empresariales en el corto, medio y largo plazo. Bajo este punto de vista, el principal beneficio de la gestión de flotas, radica en la posibilidad de generar una ventaja competitiva sostenible, como consecuencia de las mejoras derivadas de los procesos involucrados en ella.

Las mejoras individuales que conducen a la generación de dicha ventaja competitiva son los siguientes:

• Una reducción en el consumo de combustible.
• Una distribución de costes más eficiente.
• Mejoras en la seguridad de conductores, vehículos y carga.
• Rutas de reparto mejor optimizadas y la posibilidad de actualizar rutas ante imprevistos.
• Se mejora la comunicación bidireccional entre conductores y gestores.
• Mejoras en los ratios de retención de talento en la empresa.
• Se mejora el rendimiento de los vehículos gracias al mantenimiento preventivo.
• Finalmente, la satisfacción del cliente y la imagen de marca se ven reforzadas.

¿Cuáles son las mejores soluciones para la gestión de flotas?

El empleo de soluciones para la gestión de flotas, basadas en una combinación de tecnología y el factor humano, se ha vuelto esencial. No siendo suficiente dentro del marco competitivo actual del mercado, emplear softwares de rastreo y el uso de sensores y dispositivos basados en internet y la tecnología GPS. 

Una gestión inteligente de flotas, necesita en la actualidad proveer de información clave, pero también del soporte de un equipo de expertos al gestor de flota, si se quiere generar una ventaja competitiva sostenible en el medio y largo plazo.

MICHELIN Connected Fleet, es una solución que permite a los gestores de flota obtener toda la información y el apoyo, necesarios para conseguir generar dicha ventaja. Las soluciones para gestión de flotas de MCF, ayudan a mejorar el desarrollo de las operaciones de tu flota de manera sustancial. 

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