Retos Principales del Gestor de Flotas

Los gestores de flotas desempeñan un papel crucial en el sector del transporte y la logística. Su responsabilidad abarca desde velar por cada uno de los vehículos y su rendimiento hasta completar todo tipo de tareas administrativas inherentes a la actividad diaria. Y por supuesto, asegurando que cada operación se desarrolla con el mayor grado de eficiencia, productividad y seguridad posible.

Naturalmente, este elevado nivel de complejidad requiere estar en constante alerta ya que los problemas pueden darse con mucha facilidad. Y aunque cada flota es única, existen una serie de obstáculos fundamentales en el desarrollo de la gestión de flotas, que inevitablemente se encuentran de forma universal. Por ello, hemos recopilado los 5 retos principales a los que se enfrentan los gestores de flotas hoy en día y cómo superarlos.

1. Uso Ineficiente del Combustible

Teniendo en cuenta que más de una cuarta parte del gasto total de una flota se destina al combustible, no es de extrañar que la gestión de dicho elemento sea una de las facetas fundamentales inherentes al cargo de gestor de flota. 

Si el combustible se malgasta, nuestro negocio pierde dinero, por ello la optimización de su uso es crítico. Sin embargo, la optimización del uso del combustible presenta dificultades intrínsecas. En primer lugar, el hecho de que el precio de mercado del combustible fluctúa constantemente, sobre todo, en los últimos años, en los que hemos visto subidas de precios muy intensas. Además, las condiciones que se dan en la carretera como las paradas y estilos de conducción ineficientes pueden provocar que nuestros vehículos empleen más combustible que el necesario. 

Afortunadamente, el uso de información en tiempo real y de factores clave que inciden en el rendimiento del combustible, disponible en las soluciones de gestión de flotas, permiten al gestor analizar y valorar acciones correctoras rápidamente. Por ejemplo, diseñando planes de formación específicos para mejorar el rendimiento de los conductores o reoptimizando rutas de reparto rápidamente.

2. Adquisición de Vehículos

La compra de vehículos es otro de los retos a los que se enfrentan los gestores de flota. La de nuevos activos es siempre un riesgo, pero debido a la rápida depreciación del los vehículos tras su adquisición, el gestor debe asegurar que se compra en el momento adecuado al mejor precio y en las mejores condiciones, lo cual supone un reto debido a la gran variedad de vehículos que estos profesionales pueden llegar a gestionar.  Un enfoque proactivo a la política de sustitución y compra de nuevos vehículos, es sin duda beneficioso para nuestro negocio. Un ejemplo de esto último, consistiría en emplear la información disponible en sobre el estado de los vehículos, para desarrollar un mantenimiento preventivo y así evitar situaciones en las cuales nos vemos forzados a comprar súbitamente, debido a la pérdida total de un vehículo del que desconocíamos su estado real. 

3. Seguridad y Conducción

La salud y la seguridad son uno de los aspectos más importantes en todos los entornos de trabajo; los empleados esperan que se les proteja y, a su vez, se espera de ellos que mantengan a los demás fuera de peligro. Este concepto es primordial cuando hablamos de flotas. Al estar en la carretera siempre se está expuesto a riesgos importantes, como las posibles colisiones. Dado que los gestores de flotas son responsables de la flota a su cargo, son también responsables de evitar cualquier suceso negativo en la carretera. Implementar medidas preventivas y asegurarse de que los conductores tengan un comportamiento adecuado en carretera, evitando frenazos y otras prácticas peligrosas, es posiblemente la mejor forma de evitar accidentes. En el desafortunado caso de ocurra un accidente, los gestores de flotas están obligados a elaborar informes, que ofrezcan garantías de que se han seguido adecuadamente las directrices de salud y seguridad, así como informes para las compañías de seguros, agilizando las reclamaciones que puedan darse. Aquí de nuevo una solución que permita al gestor implementar un enfoque proactivo en materia de salud y seguridad, gracias a información clave que permita implementar programas específicos en la materia, es la mejor opción para mejorar la seguridad y el bienestar de nuestros conductores.

4. Cumplimiento de Normativas y Leyes

El desarrollo de actividades de transporte tanto de mercancías como de pasajeros, requiere el conocimiento y gestión de numerosas normativas. Especialmente en el transporte internacional por carretera, conocer y cumplir con todas las normas y su diferente aplicación en múltiples países es todo un reto, algunos ejemplos de esto serían las leyes referentes al tacógrafo, la conducción en equipo y los transportes especiales por carretera. Por supuesto no debemos de olvidar las inspecciones técnicas a que los vehículos pueden estar sometidos, los diferentes seguros que pueden aplicar y todo multiplicado por los diversos tipos de vehículos y actividades a desarrollar. El acceso ágil y sencillo a toda la información actualizada sobre estos requerimientos legales, es afortunadamente, algo que las soluciones inteligentes de gestión de flotas ya incluyen, facilitando su uso y transmisión a los equipos e individuales involucrados en el transporte. 

5. Administración y Tratamiento de Datos

Todos los aspectos de los que hemos hablado hasta ahora implican tareas administrativas y el manejo de grandes volúmenes de datos. La gestión y el tratamiento de la información relativa a las operaciones de nuestra flota es quizá una de las actividades que más tiempo consumen en el día a día de un gestor de flotas.

Cada día, las flotas generan una cantidad ingente de datos, tanto relevantes como irrelevantes. Por consiguiente, si la administración y la gestión de datos se realizan manualmente, los descuidos suelen convertirse en algo habitual y esto puede alterar toda la operativa de una flota, incluidos sus procesos comerciales y financieros.

La implementación de un sistema que permita el acceso y tratamiento de toda la información y su uso para generar nuevas políticas que tengan un impacto en la productividad es sin duda una buena idea si queremos generar una ventaja competitiva sostenible.