Qu’est-ce qu’un système de gestion de flotte?

Chaque année, l'industrie du transport et de la logistique devient de plus en plus complexe. L'augmentation continue de la demande des consommateurs a perturbé sérieusement la chaîne d'approvisionnement, tandis que la volatilité des prix du carburant sur le marché s'accompagne d'une crise climatique croissante.

Dans ce contexte, les gestionnaires de flotte sont confrontés à des défis majeurs. Ils sont responsables de l'ensemble d'une flotte de véhicules, y compris les tâches administratives associées. Ils doivent donc trouver des moyens innovants de faire face aux évolutions du secteur.

Heureusement, la technologie évolue pour répondre aux besoins urgents des gestionnaires de flotte, en augmentant l'efficacité, la productivité, la sécurité et la durabilité de leurs opérations. Une solution clé à ces défis réside dans l'utilisation d'un système de gestion de flotte, un système qui soutient intégralement le rôle du gestionnaire de flotte.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de flotte?

Un système de gestion de flotte est en essence une base de données technologique spécialisée que les gestionnaires de flotte utilisent pour effectuer leurs tâches quotidiennes relatives aux véhicules de l'entreprise et à ses employés. Ce qui distingue ces systèmes, c'est leur diversité d'applications qui englobent toutes le traitement d'une grande quantité d'informations et de données.

Cela revêt une importance particulière car, même lors d'une seule opération, les flottes, qu'elles soient petites ou grandes, génèrent une grande quantité de données. Le gestionnaire de flotte doit donc trier, évaluer leur pertinence et les utiliser de manière efficiente. Cela inclut la collecte et la présentation d'indicateurs de rendement clés (IRC) et la recherche de moyens d'améliorer les domaines sous-performants en termes d'efficacité et de productivité. L'objectif ultime est de réduire les coûts opérationnels globaux tout en minimisant les émissions de CO2.

Traditionnellement, l'impératif de parvenir à une telle optimisation de la flotte par ces méthodes était intégré aux diverses tâches administratives, nécessitant souvent des efforts manuels considérables de la part des gestionnaires de flotte. Cela a souvent conduit à percevoir la gestion de flotte comme une tâche chronophage et complexe. De plus, les facteurs externes défavorables, tels que les retards dus à la circulation, les accidents de la route et le gaspillage de carburant lié à un comportement de conduite inefficace, étaient également à prendre en compte. Tous ces obstacles à l'optimisation de la flotte peuvent être résolus grâce à l'utilisation de systèmes de gestion de flotte sophistiqués.

Comment fonctionne un système de gestion de flotte?

Un système de gestion de flotte fonctionne essentiellement grâce à une interface entre les dispositifs installés sur chaque véhicule d'un parc et un logiciel doté d'un tableau de bord en ligne.

Le dispositif le plus couramment utilisé est celui qui lit les diagnostics embarqués d'un véhicule. Il collecte ainsi une variété d'informations techniques, telles que les mesures de sécurité, la consommation moyenne de carburant par gallon, les freinages brusques, les temps d'arrêt moteur tournant, l'utilisation des ceintures de sécurité, ainsi que les défauts mécaniques des véhicules. Notamment, ces dispositifs sont équipés de récepteurs GPS pour permettre le suivi en temps réel de la localisation des véhicules. Les données sont ensuite traitées et formatées pour être transférées vers une base de données via un réseau cellulaire ou satellite sans fil, où elles sont stockées et affichées à des fins d'analyse.

L'objectif principal des systèmes de gestion de flotte, comme mentionné précédemment, est de fournir une visibilité. Cela comprend des informations telles que la localisation actuelle des véhicules du parc, le comportement des conducteurs sur la route et l'état de chaque véhicule en utilisation. Avec ce niveau de surveillance, un gestionnaire de flotte peut déterminer les itinéraires les plus efficaces, planifier l'entretien et les réparations des véhicules, garantir la conformité réglementaire et légale, ainsi que mener des évaluations des accidents et des risques. Pour cette dernière fonction, les dispositifs de rétroaction en cabine s'avèrent particulièrement utiles pour corriger le comportement des conducteurs en temps réel.

L'élément essentiel réside dans le fait que la base de données peut automatiser les réponses appropriées en cas de détection d'incidents tels que ceux énumérés précédemment. Par exemple, si un véhicule nécessite un entretien ou des réparations, cela peut être planifié de manière adéquate. De même, si un conducteur affiche un comportement gaspilleur de carburant ou dangereux, comme des accélérations fréquentes et des détours excessifs, une communication immédiate est transmise. Cette automatisation s'applique également à la planification des inspections de routine, à l'acquisition et à la réforme de véhicules, ainsi qu'à la génération de rapports, tant rétrospectifs que prévisionnels.

Quels sont les avantages d’un système de gestion de flotte?

L'implémentation d'un système de gestion de flotte offre l'un des avantages principaux : un gain de temps considérable. Comme nous l'avons évoqué précédemment, les responsabilités administratives des gestionnaires de flotte sont extrêmement exigeantes. La mise en place d'un ensemble d'outils automatisant les tâches de bureau routinières libère du temps pour les gestionnaires de flotte, leur permettant ainsi d'adopter une approche plus pratique de la gestion.

Il est essentiel de reconnaître l'impact de la fatigue mentale résultant de la surcharge administrative. Cette surcharge peut entraîner des oublis, qu'il s'agisse de la gestion d'une multitude de documents, de la nécessité de contacter plusieurs conducteurs pour obtenir des mises à jour de statut ou de la documentation détaillée des opérations. L'automatisation de ces processus simplifie la gestion de flotte et accroît sa précision.

Par conséquent, alléger le fardeau des gestionnaires de flotte conduit à une amélioration globale de l'efficacité, de la productivité, de la sécurité (grâce à la garantie de conformité) et de la durabilité (grâce à la réduction de la consommation de carburant). De plus, la réduction des coûts est un résultat intrinsèque de l'amélioration de ces domaines clés.