Gestion de flotte

Qu’est-ce que la gestion de flotte ?

Essentiellement, la gestion de flotte consiste à maintenir en bonne santé le parc de véhicules d'une entreprise ou d'une organisation. Toutes les facettes de la gestion de flotte visent à contrôler le cycle de vie des véhicules. Cela inclut non seulement l'entretien de l'état physique de chaque véhicule, mais aussi la mesure et l'optimisation de leurs performances lorsqu'ils sont sur la route. Il est important de noter que la gestion de flotte est généralement confiée à une seule personne, appelée gestionnaire de flotte. Ces gestionnaires jouent un rôle central en gérant une variété de tâches.

Pourquoi la gestion de flotte est-elle importante?

Dans l'ensemble, la gestion de flotte est cruciale car elle a le potentiel d'améliorer l'efficacité opérationnelle globale d'un parc de véhicules. Les gestionnaires de flotte utilisent le terme "efficacité" car il englobe intrinsèquement un large éventail d'aspects.

Comme mentionné précédemment, les gestionnaires de flotte doivent efficacement gérer les problèmes à l'intérieur de la flotte elle-même, ainsi que ceux venant de l'extérieur. Par conséquent, un certain nombre de tâches sont attribuées aux gestionnaires de flotte, et c'est ce qui menace clairement le niveau d'efficacité d'une flotte si la gestion est mal effectuée.

Le rôle du gestionnaire de flotte

Les gestionnaires de flotte supervisent à la fois les mouvements stratégiques plus larges et les opérations quotidiennes typiques, comprenant notamment :

1. Gestion du carburant

À l’exception des flottes électriques, le carburant a toujours été l’une des principales dépenses associées aux flottes de véhicules, couvrant 25 % des dépenses moyennes de la flotte.

Évidemment, les gestionnaires de flotte doivent faire face aux fluctuations des prix du marché, telles que les prix du pétrole. Réduire la consommation de carburant d'une flotte est une solution à cette problématique, et il existe de nombreuses façons pour les gestionnaires de flotte de rendre leur utilisation de carburant plus rentable, à condition qu'ils disposent des bons conseils.

2. Acquisition de véhicules

L'acquisition des véhicules qui composent une flotte est une lourde responsabilité pour les gestionnaires. En effet, choisir incorrectement peut entraîner des pertes financières importantes.

Le marché offre une multitude de véhicules, et de nombreux facteurs influent sur la décision d'achat ou de financement, tels que les taxes, les coûts d'assurance et la valeur de revente potentielle. La responsabilité de déterminer quels types de véhicules sont appropriés, ainsi que de négocier des accords avec les constructeurs automobiles, repose sur les compétences en allocation budgétaire d'un gestionnaire de flotte.

3. Entretien des véhicules

Après l'acquisition des véhicules, il est essentiel de les maintenir dans un état adapté à un usage routier. Cela nécessite la mise en place d'un plan d'entretien des véhicules.

Au fil du temps, les véhicules de la flotte sont inévitablement soumis à une usure physique, des défauts et des défaillances de composants. Par conséquent, les gestionnaires de flotte doivent s'assurer que chaque véhicule est inspecté avant l'achat, vérifié régulièrement par la suite et réparé en fonction des rapports.

4. Suivi des véhicules

Si un gestionnaire de flotte ne peut pas localiser de manière uniforme et précise les positions de ses véhicules, cela entraîne involontairement de nombreux problèmes. En effet, l'absence de suivi des véhicules en temps réel conduit à des écarts dans les itinéraires des conducteurs, ce qui entraîne des failles à la fois dans la sécurité et l'efficacité. Par exemple, cela se traduit par une consommation de carburant plus élevée et un délai plus long pour réagir en cas d'incident sur la route.

De plus, les gestionnaires de flotte sans suivi des véhicules ne peuvent pas fournir des mises à jour de livraison et d'heure d'arrivée aux clients, ni générer de journaux de kilométrage détaillés pour suivre l'historique des itinéraires et identifier les trajets optimaux. Que la flotte soit petite ou grande, le suivi des véhicules représente l'un des grands défis pour les gestionnaires de flotte, c'est pourquoi ils recourent à la technologie de navigation GPS pour améliorer leur visibilité.

5. Conformité

Respecter les exigences réglementaires implique d'effectuer régulièrement les contrôles des véhicules susmentionnés, de surveiller les heures de conduite, de réaliser des examens techniques complets, de garantir la validité de l'assurance, de rester informé de la législation en vigueur et de tenir à jour la documentation correspondante.

La conformité est essentielle, notamment en cas d'incident, pour faciliter une enquête précise en cas de plainte ou d'audit ultérieur. Si un gestionnaire de flotte ne parvient pas à maintenir la conformité de sa flotte, cela peut entraîner de lourdes amendes, des réclamations et des dommages à la réputation difficiles à récupérer.

Quels sont les avantages de la gestion de flotte ?

La gestion de flotte impose une multitude de responsabilités aux gestionnaires. Avec la nécessité de résoudre simultanément diverses tâches distinctes, il devient évident que la gestion cohérente de la flotte est essentielle. Une bonne gestion de la flotte vise à réduire la pression sur les gestionnaires tout en respectant les exigences de l'industrie pour rendre la flotte plus efficace. Ses avantages incluent :

Réduction du coût total - Un changement économique du coût total de possession (CTP) d’une flotte est l’un des avantages les plus attrayants d’une bonne gestion de flotte, et la réduction des coûts de flotte se produit à partir de plusieurs canaux. Premièrement, une planification plus efficace des itinéraires signifie qu’une flotte économisera sur les coûts de carburant; l’acquisition de véhicules aux taux les plus compétitifs permet à une flotte de réaliser des économies monétaires à long terme, et un entretien régulier empêche les défauts de s’aggraver en plus de retarder la dépréciation.

Sécurité des conducteurs - La sécurité des conducteurs fait partie intégrante de tous les gestionnaires de flotte. Une saine gestion de la flotte soutient cette mission en certifiant le bon état de route de chaque véhicule au moyen de vérifications de routine et d’une planification après l’entretien.

Productivité - Une flotte ne peut pas être efficace si elle n’est pas productive. La productivité de la flotte indique une mesure du rendement du travail des employés par rapport aux ressources dépensées. Le premier doit l’emporter sur le second pour que les succès et les domaines d’amélioration soient identifiés. La principale façon dont les gestionnaires de parc de véhicules le font est de générer des informations exploitables à partir de l’analyse des indicateurs de performance clés (KPI). Bien que cela ne soit possible qu’en rassemblant des données pertinentes.

Rétention des conducteurs - Dans un climat de pénurie de conducteurs, il est primordial d’embaucher de nouveaux conducteurs et de conserver les employés actuels d’une flotte. Une gestion de flotte solide permet de fidéliser les conducteurs grâce à la façon dont elle établit un solide sentiment de confiance entre un gestionnaire et ses conducteurs. Cette confiance se développe à partir de la promotion de la sécurité et de la communication, des attributs qui favorisent une main-d’œuvre mobile plus heureuse grâce à l’amélioration des conditions de travail.

Service client - Une augmentation de la qualité du service est une conséquence naturelle de l’optimisation des opérations internes d’une flotte. Les flottes dépendent généralement de la livraison. Si ces livraisons sont plus rapides, plus fiables et plus écologiques, les clients apprécieront les valeurs d’une flotte et maintiendront leur relation avec son gestionnaire. De cette façon, un gestionnaire de flotte qui présente des normes de service élevées possède des avantages qui s’étendent au-delà de la flotte elle-même.

Les KPIs les plus importants à analyser

Le suivi des bons indicateurs de rendement clés (Key Performance Indicators) est essentiel à une gestion efficace du parc de véhicules. En surveillant les mesures correctes, en tant que gestionnaire de flotte, vous pouvez mesurer l’impact des décisions stratégiques et prendre des mesures pour améliorer votre productivité et vos résultats.

Voici les KPI auxquels vous devez porter une attention particulière dans ce domaine:

Délais de livraison - L’analyse des délais de livraison de vos véhicules et de vos cargaisons vous aidera à prendre des décisions importantes pour améliorer l’efficacité de votre flotte. Cela se traduira par de meilleurs délais de livraison et une satisfaction accrue des clients.

Niveaux de satisfaction des clients - Il est essentiel de consigner le niveau de satisfaction de vos clients. Si vous combinez cette information avec les registres des niveaux de satisfaction entre les ministères en interaction, vous serez en mesure de mettre en œuvre des mesures supplémentaires pour améliorer votre efficacité.

Accélération et freinage brutaux - L’accélération et le freinage brutal sont des indicateurs clés de mauvaises pratiques de conduite. Avec les services et solutions de gestion de flotte, vous serez en mesure de mesurer le nombre d’événements difficiles qu’un conducteur commet en moyenne. Ces pratiques peuvent entraîner une consommation excessive de carburant et une dégradation des véhicules, ce qui entraîne des coûts plus élevés pour votre entreprise.

Excès de vitesse -  L’excès de vitesse met vos véhicules, votre fret et vos conducteurs en danger, il est donc important de vous assurer que vos conducteurs respectent la limite de vitesse légale en tout temps.

Arrêt excessif - Un arrêt entraîne une augmentation de la consommation de carburant et donc des coûts. Grâce aux services et aux solutions de gestion de flotte, vous serez en mesure de surveiller combien de temps vos véhicules ont été laissés en marche alors qu’ils n’étaient pas en mouvement. 

TCO du véhicule (coût total de possession) - Il est essentiel que vous surveillez les coûts de votre flotte, car elle vous informera de vos dépenses et de vos marges bénéficiaires.

Un coût important associé à l’entretien d’un parc est le TCO de vos véhicules. Cela comprend tous les coûts associés à la possession d’un véhicule, comme les coûts initiaux, l’entretien, la consommation de carburant et les frais de licence. La surveillance des coûts associés à chaque véhicule de votre flotte vous permettra d’identifier les secteurs où vous perdez de l’argent, afin que vous puissiez apporter les changements nécessaires pour maximiser l'efficacité de votre flotte.

Temps d’arrêt d’entretien - Les véhicules nécessitant un entretien ne seront pas utilisables et, plus longtemps ils seront hors d’usage, plus ils réduiront l’efficacité de votre flotte. C’est pourquoi il est essentiel de surveiller le temps d’arrêt de vos véhicules pour vous assurer qu’ils ne sont pas hors d’usage plus longtemps que nécessaire.

Consommation de carburant - La consommation de carburant est inévitable et représente l’une des dépenses les plus importantes de toute flotte. 

Le suivi de la consommation de carburant de vos véhicules vous permettra de déterminer quelles mesures sont nécessaires pour améliorer l’efficacité de votre parc. Par exemple, modifier vos itinéraires et donner à vos conducteurs une formation spécifique peut aider à réduire la quantité de carburant nécessaire pour chaque voyage.

Kilomètres vides - Les kilomètres vides sont l’une des causes les plus courantes de gaspillage des ressources dans l’industrie du transport et de la logistique. La surveillance de ce KPI et la mesure des distances parcourues par chacun de vos véhicules vous aideront à concevoir de meilleurs itinéraires qui réduisent les kilomètres vides et améliorent votre efficacité.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de flotte ?

Un système de gestion de flotte est une plateforme technologique spécialisée que les gestionnaires utilisent pour leurs opérations quotidiennes. Ces systèmes sont conçus pour traiter une grande quantité d'informations et de données, ce qui est crucial car les flottes génèrent des volumes massifs de données à chaque opération. Le rôle du gestionnaire de flotte est de trier, analyser et utiliser efficacement ces données pour améliorer l'efficacité et la productivité de la flotte, tout en réduisant les coûts d'exploitation et les émissions de CO2.

Traditionnellement, ces tâches étaient effectuées manuellement, ce qui rendait la gestion de flotte chronophage. De plus, des facteurs externes tels que les embouteillages, les accidents et le comportement des conducteurs contribuent également aux défis de gestion de flotte. Les systèmes de gestion de flotte sophistiqués offrent des solutions pour surmonter ces obstacles en fournissant des outils pour optimiser les opérations, réduire les temps d'arrêt et améliorer la rentabilité globale de la flotte.

Comment fonctionne un système de gestion de flotte ?

Un système de gestion de flotte fonctionne grâce à une interface entre les appareils installés sur chaque véhicule au sein d'une flotte, ainsi qu'un logiciel qui abrite un tableau de bord en ligne.

Le matériel le plus courant est celui qui lit les diagnostics embarqués d’un véhicule. À partir de là, ces dispositifs recueillent et surveillent un éventail d’informations techniques telles que la distance parcourue, le temps de ralenti, les mesures de sécurité et l’utilisation de la ceinture de sécurité, ainsi que des aspects liés à la fréquence d’accélération, aux performances des freins, à la pression des pneus, à l'état du véhicule et au taux de consommation de carburant. Il est important de noter que ces appareils sont équipés de récepteurs GPS pour permettre le suivi en temps réel de la localisation du véhicule. Ces données sont ensuite traitées dans un format compréhensible avant d’être transférées à la base de données par le biais d’un réseau cellulaire ou satellite sans fil, où elles sont stockées et affichées à des fins d’analyse. Pour plus de précision, les systèmes de gestion de flotte équiperont également les véhicules de caméras de tableau de bord montées pour la détection des risques et la prévention des collisions.

Ce que les systèmes de gestion de flotte fournissent principalement, c'est la visibilité. Cela signifie savoir où se trouvent actuellement les véhicules d'une flotte, comment les conducteurs se comportent sur la route et l'état de chaque véhicule utilisé. Avec ce niveau de surveillance, un gestionnaire de flotte peut identifier les itinéraires les plus efficaces, déterminer quand l'entretien et la réparation des véhicules sont nécessaires, garantir la conformité réglementaire et effectuer des évaluations des accidents et des risques. Pour ce dernier point, les dispositifs de rétroaction immédiate sont particulièrement utiles pour corriger le comportement des conducteurs en temps réel.

L'automatisation des réponses est le point crucial de la base de données. Par exemple, si un véhicule nécessite un entretien ou une réparation, cela peut être programmé automatiquement. De même, en cas de comportement dangereux ou de gaspillage de carburant par un conducteur, une communication immédiate est envoyée. Il en va de même pour l'allocation de temps pour les inspections de routine, l'acquisition et la répartition des véhicules, ainsi que la génération de rapports pour des informations à la fois rétrospectives et prospectives.

Quels sont les avantages d’un système de gestion de flotte ?

L'installation d'un système de gestion de flotte offre un avantage majeur : le gain de temps. Les gestionnaires de flotte sont chargés d'une lourde responsabilité administrative. En automatisant les tâches de bureau, cela permet aux gestionnaires de consacrer leur temps à des aspects plus pratiques de la gestion.

De plus, la fatigue mentale causée par la surcharge administrative ne doit pas être sous-estimée. Les oublis sont fréquents, que ce soit dans le suivi des documents, la communication avec les conducteurs pour les mises à jour de statut, ou la documentation des opérations. L'automatisation de ces tâches permet non seulement de rationaliser la gestion de la flotte, mais aussi d'améliorer sa précision.

Réduire la charge de travail des gestionnaires de flotte se traduit par une amélioration de l'efficacité, de la productivité, de la sécurité et de la durabilité, en raison de la diminution de la consommation de carburant. De plus, cela entraîne une réduction des coûts dans tous ces domaines.

Comment améliorer la gestion de flotte avec un logiciel 

L'utilisation de logiciels de gestion de flotte peut considérablement améliorer l'efficacité de la gestion de flotte. Cependant, avec la multitude de logiciels disponibles, il peut être difficile de choisir le meilleur pour votre flotte. Tous les logiciels de gestion de flotte ne sont pas conçus de la même manière.

Pour réussir à entretenir efficacement les véhicules, contrôler les coûts d'exploitation, garantir la sécurité des conducteurs, assurer la conformité réglementaire et augmenter la productivité, tout en évitant d'être submergé par les données de flotte, un gestionnaire de flotte a besoin d'un logiciel qui rationalise l'ensemble du processus. Cela ne peut être atteint que si le logiciel forme une solution de gestion de flotte personnalisée, plutôt qu'une application autonome.

Les avantages des solutions de gestion de flotte

Chez MICHELIN Connected Fleet, nous nous engageons à offrir une expérience personnalisée aux gestionnaires de flotte qui utilisent nos solutions et services de gestion. Nous adoptons une approche pratique pour optimiser l'efficacité des flottes en examinant les indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques à votre organisation. Nos solutions utilisent une technologie de géolocalisation avancée pour vous permettre d'améliorer activement l'efficacité globale de votre flotte, ainsi que des dispositifs de retour d'information pour garantir la sécurité de vos conducteurs et de leurs marchandises.

L'installation et l'utilisation de nos solutions de gestion de flotte sont simples, et notre tableau de bord numérique peut être intégré à vos systèmes existants, tout en automatisant les tâches administratives pour ne pas perturber votre flux de travail actuel.