Guide de Gestion de Flotte

Les flottes de véhicules représentent une grande partie de l’industrie du transport et de la logistique. Que ce soit pour la simple livraison de marchandises aux clients ou pour d'autres besoins, les grandes organisations et les petites entreprises dépendent des flottes de véhicules pour mener à bien leurs activités quotidiennes. L'efficacité de disposer de plusieurs véhicules simultanément pour accomplir diverses tâches est indéniable, c'est précisément pourquoi nous constatons une utilisation aussi répandue des flottes aujourd'hui.

En réalité, cette fréquence d'utilisation actuelle a conduit directement à une tendance nécessaire appelée l'électrification des flottes, c'est-à-dire une impulsion vers l'adoption de véhicules électriques (VE) afin de réduire la quantité d'émissions de CO2 dont les flottes sont conjointement responsables.

Cependant, que l'entreprise opère avec une flotte plus respectueuse de l'environnement ou non, il existe des aspects fondamentaux de ce secteur qui exigent finalement une approche bien définie en raison de leur complexité inhérente. Cette approche est ce que l'on appelle la gestion de flotte, et elle constitue le moyen par lequel une organisation garantit la prospérité et la durabilité de sa flotte. Afin de vous permettre de comprendre tous les aspects essentiels, nous avons créé ce guide de gestion de flotte qui explore en détail tous les éléments importants de ce sujet.

Qu’est-ce que la gestion de la flotte?

La gestion de flotte est la façon dont une entreprise ou une organisation assure la santé de sa flotte de véhicules, tant dans le présent que dans le futur. Naturellement, c'est une déclaration assez large et elle englobe une variété d'activités de gestion. Néanmoins, toutes les dimensions de la gestion de flotte partagent l'objectif essentiel de superviser l'ensemble du cycle de vie des véhicules d'une organisation.

Cela inclut non seulement la maintenance physique de chaque véhicule, mais aussi la mesure et l'optimisation de leurs performances lorsqu'ils circulent sur la route. Il est essentiel de souligner que la gestion de la flotte est généralement confiée à un individu unique, appelé gestionnaire de flotte. Dans ce rôle central, les gestionnaires de flotte sont responsables d'une gamme diversifiée de tâches, couvrant des aspects à la fois internes et externes.

Quel est l’objectif de la gestion de la flotte?

L'objectif principal de la gestion de flotte est d'optimiser la performance et l'efficacité d'une flotte de véhicules au sein d'une organisation.  Les gestionnaires de flotte emploient le terme "efficacité" parce qu'il englobe intrinsèquement un vaste éventail d'aspects. Comme précédemment évoqué, les gestionnaires de flotte doivent efficacement résoudre les problèmes internes et externes liés à la flotte. En conséquence, ils sont confrontés à divers défis qui compromettent clairement le niveau d'efficacité de la flotte. Ainsi, les méthodes de gestion de flotte ont été développées pour équilibrer les défis courants de l'industrie, notamment :

1. Gestion du carburant 

Sauf pour les flottes électriques, le carburant a toujours constitué l'une des principales dépenses associées aux parcs de véhicules, représentant généralement 25 % des coûts totaux en moyenne. Cette situation est principalement due aux prix élevés du carburant. Évidemment, les gestionnaires de flotte sont soumis aux fluctuations des prix du marché, en particulier ceux du pétrole. Cependant, il existe de nombreuses méthodes que les gestionnaires de flotte peuvent utiliser pour réduire la consommation de carburant de leur flotte, pourvu qu'ils aient accès aux conseils appropriés en matière d'efficacité énergétique.

2. L’acquisition de véhicules

L'acquisition des véhicules au sein d'une flotte représente une grande responsabilité pour les gestionnaires de flotte. Une mauvaise décision peut entraîner d'importantes pertes financières, ce qui rend cette tâche complexe compréhensible. Le marché propose une vaste gamme de véhicules, et de nombreuses variables, telles que les taxes, les coûts d'assurance et la valeur de revente potentielle, peuvent influencer le choix. Il incombe au gestionnaire de flotte de déterminer les types de véhicules appropriés, de prendre des décisions judicieuses et de négocier des accords avec les constructeurs automobiles, en fonction de ses compétences en matière d'allocation budgétaire.

3. Maintenance des véhicule

Après avoir acquis les véhicules, il est crucial de les maintenir en bon état pour une utilisation routière optimale. Cela implique la mise en place d'un programme d'entretien des véhicules. Au fil du temps, il est inévitable que les véhicules de la flotte subissent une usure physique, présentent des défauts et connaissent des défaillances de composants. Par conséquent, les gestionnaires de flotte doivent veiller à ce que chaque véhicule fasse l'objet d'une inspection préalable à l'achat, soit soumis à des contrôles réguliers par la suite, et que les réparations nécessaires soient effectuées conformément aux rapports d'entretien.

4. Répondre aux exigences de conformité

En plus des aspects de la gestion de flotte considérés comme des bonnes pratiques à suivre, il existe des obligations légales auxquelles les gestionnaires de flotte doivent se conformer. Plus précisément, toutes les flottes doivent respecter les normes routières établies. La conformité à ces exigences implique la réalisation régulière des inspections de véhicules mentionnées précédemment, la vérification de la conformité avec les contrôles techniques complets, la garantie de la validité de l'assurance, le suivi des évolutions de la législation et la gestion de la documentation correspondante. La conformité revêt une importance cruciale, notamment en cas d'incident, car elle facilite une vérification précise en cas de plainte ou d'inspection ultérieure. Le non-respect des exigences de la flotte peut entraîner des amendes importantes et nuire à la réputation de manière difficile à réparer pour un gestionnaire de flotte.

Quels sont les avantages de la gestion de flotte?

Comme on l’a vu, les gestionnaires de flotte assument une part considérable de responsabilité. À cela s’ajoute le fait que les défis distincts doivent être résolus simultanément, il devient bientôt évident que la gestion cohérente de la flotte est une nécessité, plutôt qu’une option. Une gestion de flotte efficace se manifeste lorsque son objectif principal est de soulager la pression sur les gestionnaires tout en respectant les normes de l'industrie pour assurer le bon fonctionnement de la flotte. Les avantages de cette approche peuvent être résumés comme suit :

Contrôle des coûts - L'un des avantages les plus attrayants de la gestion de flotte efficace est la possibilité de réaliser une réduction significative du coût total de possession (TCO) de la flotte, et cela se produit grâce à plusieurs canaux. Tout d'abord, une planification plus efficace des itinéraires se traduit par une réduction des dépenses liées au carburant. De plus, l'acquisition de véhicules à des tarifs concurrentiels permet à la flotte de réaliser des économies à long terme. En outre, la gestion adéquate de la conformité évite d'imposer des pénalités financières. Enfin, un entretien régulier prévient l'aggravation des défauts et retarde la dépréciation des véhicules.

Santé et sécurité - La protection de la santé et de la sécurité des conducteurs est une composante essentielle des responsabilités de tous les gestionnaires de flotte automobile. Une gestion efficace du parc de véhicules contribue à cette mission en garantissant la performance routière de chaque véhicule grâce à des vérifications régulières et à un entretien approprié. De plus, une stratégie de gestion de flotte bien élaborée favorisera des comportements responsables chez les conducteurs en leur proposant des programmes de formation visant à réduire les risques et à leur enseigner comment réagir de manière appropriée en cas d'accident.

Productivité - En règle générale, une flotte doit être productive pour être efficace. La productivité de la flotte est une mesure de la performance des employés par rapport aux ressources investies. En essence, les résultats doivent surpasser les coûts pour permettre l'identification des succès et des domaines à améliorer. Pour atteindre cet objectif, les gestionnaires de flotte se basent principalement sur l'analyse des indicateurs de performance clés (IPC) pour obtenir des données exploitables, ce qui nécessite la collecte de données pertinentes.

Durabilité - Réduire l’impact environnemental d’une flotte devient de plus en plus urgent.Rien qu'en France en 2019, les poids lourds ont contribué à hauteur de 19 % des émissions totales de gaz à effet de serre du secteur des transports  (Source). Il appartient donc aux gestionnaires de flotte de calculer leur empreinte carbone avant de la réduire considérablement. L’amélioration de la durabilité d’une flotte va de pair avec l’augmentation de son efficacité, puisque les flottes efficaces consomment moins de carburant. De plus, il existe des substituts comme les flottes hybrides si la transition vers une flotte électrique n’est pas actuellement viable pour une entreprise.

Service client - Améliorer la qualité du service client au sein d'une flotte découle naturellement de l'optimisation de ses opérations internes. La gestion de flotte ne se limite pas uniquement à la réduction des coûts. En fin de compte, les flottes dépendent souvent de la rapidité, de la fiabilité et de l'impact environnemental de leurs livraisons. Si ces livraisons s'améliorent dans ces domaines, les clients apprécient davantage la valeur offerte par la flotte et maintiennent leur relation avec le gestionnaire de flotte. Ainsi, un gestionnaire de flotte qui atteint des normes élevées dans l'industrie bénéficie d'avantages qui vont au-delà de la gestion de la flotte elle-même.

Comment choisir votre logiciel de gestion de flotte?

Il existe une multitude de logiciels de gestion de flotte, ce qui rend le choix du logiciel adapté à votre flotte plutôt difficile. Cependant, tous les logiciels de gestion de flotte ne se ressemblent pas. Si un gestionnaire de flotte souhaite réussir à entretenir ses véhicules, maîtriser ses coûts d'exploitation, garantir la sécurité des conducteurs, assurer la conformité réglementaire et augmenter la productivité, tout en évitant d'être submergé par la quantité de données de la flotte, alors il a besoin d'un logiciel qui simplifie l'ensemble du processus.

Chez MICHELIN Connected Fleet, nous offrons aux gestionnaires de flotte qui mettent en œuvre nos solutions de gestion de flotte une expérience personnalisée. Nous adoptons une approche pratique pour optimiser l'efficacité des flottes en examinant les besoins spécifiques de votre organisation. De plus, nos solutions utilisent une technologie de géolocalisation de pointe pour vous permettre d'améliorer activement l'efficacité globale de votre flotte grâce au suivi en temps réel. Nous fournissons également des retours immédiats pour vous assurer de la sécurité de vos conducteurs et de la protection des biens qu'ils transportent. De plus, nos solutions de gestion de flotte sont simples à installer et à utiliser, et nos logiciels peuvent s'intégrer facilement à des systèmes existants sans perturber votre flux de travail actuel.

La vision de MICHELIN Connected Fleet consiste à prolonger la durabilité de l'industrie du transport à l'échelle mondiale en intégrant des pratiques de gestion de flotte durables. Si vous partagez cette vision et souhaitez la concrétiser en améliorant l'efficacité de votre flotte, n'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui pour obtenir davantage d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider. Pour en savoir plus, consultez notre centre de ressources.